マナーOJTインストラクターの國吉浩太朗です。
今回は、～就活のマナー3：応募時のマナー～ として求人に応募するときのマナーについてお伝えします。
就職活動や転職活動で、求職サイトを利用される方は多いのではないでしょうか？求職サイトには、いろいろな企業が求人情報を掲載しているため、簡単に情報収集や比較ができ、就職、転職活動をするのに非常に便利です。求職サイトによっては、人材派遣や人材紹介を取り扱う会社がスカウトに利用していることもあり、より多くの情報を得られることもあります。
また、初期登録は基本情報だけで済む場合が多く、すぐ情報収集に取り掛かることができます。
求職サイトでいろいろと検索し、働きたい企業を見つけ、いざ応募となった時に、注意しなければならない点が２つあります。それは、登録した応募情報と採用担当者とのやりとりです。
あなたの応募の仕方によって、選考結果が変わるかもしれませんよ。
応募時の注意点
ビジネスマナーを意識する
あなたの応募を受け取った採用担当者は、あなたが登録した情報をもとに選考します。その際、学歴や経験、資格等の登録情報だけでなく、ビジネスマナーを意識したやりとりができるかどうか、つまり社会人としての常識をわきまえているか、という点も見られていることがあります。
もちろん、「実際会ってみないと分からないから応募時の情報は参考にしかしない」、という企業もあると思いますが、選考の詳しい基準や内容は、応募者側にはわかりません。
採用担当者とのやりとりすべてが評価の対象となる可能性があるということに留意し、ビジネスマナーを意識したやりとりをするようにしましょう。
応募情報の作成は「仕事の質を表す」と認識する
応募時に登録・記入した情報はあなたを表すものです。そのため、内容に誤入力や誤字など間違いがあると、「書類を見直せない人」＝「ミスが多い人」と思われてしまうかもしれません。また、記入が必要な箇所を空欄のまま送ると、「書類を未完成のまま送る人」＝「書類をちゃんと作成できない人」と思われてしまう可能性もあるのです。
応募する側は、小さなミスくらい問題ない、自分を見てくれれば分かってもらえる、と思うかもしれませんが、応募段階でミスが多かったり、空欄が多かったりすると、採用側は、仕事でもミスが多いのではないか、仕事を任せられないのではないか、と不安を覚えてしまいます。
そうなると、結果は分かりますよね？
働きたいと思う企業に採用されるためには、応募情報の作成は「仕事の質」を表すという認識を持ち、正確に、もれなく記入するようにしましょう。
応募時のマナー
登録すべき情報はすべて登録する
学歴、職歴等の基本情報は必ず全て書くようにしましょう。任意項目であっても、自己PRや志望動機も記載しておいた方が良いです。
また、求職サイトの登録情報と、履歴書、職務経歴書の内容はできる限り揃えておきましょう。
求職サイトでのWEB書類選考通過後に、実際の履歴書、職務経歴書での選考を行う場合があります。
その際に、求職サイトの登録内容と実際の履歴書、職務経歴書の内容が異なっていると、不採用の原因になることがあります。
求職サイトの場合は、文字数や登録できる数に制限があるため、すべて揃えるのは難しいかもしれませんが、特記欄や自己PR欄などをうまく活用し、基本情報はできる限り実際の履歴書、職務経歴書の内容と揃えておきましょう。
空欄は極力避ける
職務経歴や資格などに記入すべき内容がないときには、「記載すべきことがない」ということを伝える必要があります。
空欄のままだと、書いていないのか、本当に何もないのかが分かりません。
就職活動は、自分のことを知ってもらうための活動であり、その活動に必要なものはあなたの情報です。あなたの情報に不明な点があると、不利になってしまいます。
そのため、あること・あったことはしっかり書く、ないことは「ない」と書くことが重要です。
連絡先は複数書く
求職サイト内のメッセージ機能を利用してやりとりする場合であっても、電話とメールなど、連絡先は複数登録しておくことをお勧めします。
求職サイトやメールの場合、障害などで使えなくなることもあります。連絡がとれない状況を回避するためにも、連絡先は複数登録しておきましょう。
電話番号を登録したとしてもほとんど出られないという方は、留守番電話サービスを設定しておきましょう。備考欄やメッセージ欄に電話に出やすい時間帯を記載しておくとより良いです。
誤字・脱字は必ずチェックする
採用側はやりとりの中で、「作業を正確に行えるかどうか」を見ていることを意識しておく必要があります。
応募書類の作成は「仕事の質」を表すものですから、登録する内容は誤字や脱字が無いように作成しなければなりません。特に募集職種が事務系の職種だと、ビジネス文書を作成する機会も多いため、より注意深く誤字脱字のチェックをしましょう。
なお、誤字や脱字を探すときは音読したり、一度時間をおいてから確認したりすると、見つけやすいのでお勧めです。
応募メッセージ欄も記入する
プライベートで何かを申し込むときとは違って、応募先とのやりとりはビジネスのやりとりと同じです。そのため、メッセージなどを添えずにただ書類を送るだけで済ませようとすると、ビジネスマナーを意識していない＝社会人として配慮に欠けていると思われてしまいます。
応募フォームにメッセージ機能がついているのなら、一言でもメッセージを記載して送りましょう。ビジネスメールのようにあいさつ文を含んだ丁寧な文章だとなお良いでしょう。
まとめ
先ほども書きましたが、就職活動は、自分のことを知ってもらうための活動であり、その活動に必要なものはあなたの情報です。
その情報に不備や不足があれば、ちゃんと選考してもらえません。
また、就職活動はビジネス活動の一歩でもありますから、ビジネスを意識した行動が必要になります。
応募書類は正確に、もれなく作成し、採用担当者とのやりとりもビジネスマナーを意識しましょう。
それが、就活のマナーですよ。