就活メールの書き方:応募書類送付 メール編

就活のマナー

今回は、就活メールの書き方:応募書類送付 メール編 です。

求職サイトに登録する時や直接応募の時、メールアドレスを求められることが多いのではないでしょうか。メールは、電話と異なり送る側、受け取る側の時間を合わせる必要がないため、就職活動の便利で手軽なツールとして利用されています。

ですが、「便利で手軽だから」といって、友人と話す時と同じようなやりとりをしてしまうと、書類選考または書類選考の前の段階で落とされてしまう可能性があります。
何故だか分かりますか?その理由は、就活はビジネスの一環であり、就活メールはビジネスメールとして取り扱われるからです。

企業の担当者からメールで連絡が来たとき、ビジネス文書で返信できますか?
今回は、ビジネスメールの返信に不安がある方へ、例を用いてご説明していきます。

返信文を考えよう

応募した企業の採用担当者から下記のメールが届きました。

●● ●● 様

この度は弊社求人にご応募いただきまして誠にありがとうございます。
株式会社あいうえおの採用担当■■でございます。

早速ですが、●●様には書類選考にお進みいただきたいと考えておりますので、
下記いずれかの方法で応募書類をお送りいただけますでしょうか。

【お送りいただく書類】
・履歴書
・職務経歴書(職歴がある方)

【メールの場合】
saiyou@aiueo.*****

【郵送の場合】
〒000-0000
***市***区***町0-0-0
株式会社あいうえお
採用担当

なお、応募書類は**年**月**日までにお送りくださいますようお願いたします。
以上となります。
ご応募につきましてご不明な点等ございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。
●●様からの応募書類をお待ちしております。
—————————————————–
株式会社あいうえお 採用担当 ■■

自分が応募した企業の担当者からのメールです。応募した企業に採用されるためには、何らかの方法で、応募書類=自分の情報を伝える必要があります。
どのように返信するのが良いでしょうか?返信文を考えてみましょう。

基本的な書き方の流れ

基本的なやり方は、メールの書き方 Step1 メールを作る「3つ」の手順と同じです。

  1. 箇条書きで言いたいこと(要点)をメモする
  2. メモを見ながら、言いたいことを普段の言葉で書く
  3. 普段の言葉で書いた文章を敬語になおす

この3つの手順です。頭で考えたことをそのままビジネス文書にしてしまうと、伝える内容がはっきりしなかったり、敬語表現を間違いやすくなってしまったりします。
ビジネス文書に慣れるまでは、この手順に沿って作成しましょう。

なお、敬語に直すときには、メールの型も意識しましょう

今回は2パターン考えてみます。

企業の担当者も仕事として採用活動をしているとはいえ、採用してもらうには、自分の情報=応募書類を見る時間を取ってもらう必要がありますので、「お手数ですが」などクッション言葉と言われる、相手を気遣う言葉を使用するようにしましょう。

パターン①「履歴書を送ること」を伝える

パターン①は、「履歴書を送ること」を伝える場合です。
ビジネス文書と考えると、難しい言葉や普段使い慣れない言葉を使わないといけないと思いがちですが、シンプルな文章で問題ありません
慣れない言葉を使うより、「シンプルだけど正確」な文章を心がけた方が、言いまわしで失敗することもなくなり、伝わりやすい文章になります。

手順1 箇条書きで言いたいこと(要点)をメモする

  • 連絡をもらったことの御礼
  • 名乗り(簡単な自己紹介)
  • 履歴書、職歴書をメールで送ること

手順2 メモを見ながら、言いたいことを普段の言葉で書く

連絡ありがとう。私、●●。履歴書と職歴書を送るからよろしくね。

手順3 普段の言葉で書いた文章を敬語になおして完成

株式会社あいうえお
採用担当 ■■ 様

この度は、応募書類送付のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
●● ●●と申します。

履歴書、職務経歴書をお送りいたしますのでご査収の程よろしく
お願いいたします。

以上となります。何卒よろしくお願い致します。

●● ●●(署名)

パターン② 「面接をしてほしいこと」も伝えたい

パターン②では、「履歴書を送ること」に加え、「面接をしてほしいこと」も伝える場合です。パターン①より用件が多くなるので、書く時に文章の流れ=書く順番に留意する必要があります。
手順1で要点をメモする時に、どの順番で伝えると分かりやすいかを考え、伝える順番にメモを作成しておくと、スムーズに敬語になおす事ができます。

どの順番で伝えるのが良いか悩んだときは、一番伝えたいことから書き始めると文章がまとまりやすいです。

手順1 箇条書きで言いたいこと(要点)をメモする

  • 連絡をもらったことの御礼
  • 名乗り(どこから応募したのかと簡単な自己紹介)
  • 応募書類をメールで送ること ← 一番言いたいこと
  • 応募書類の内容
  • 面接の機会が欲しいこと

手順2 メモを見ながら、言いたいことを普段の言葉で書く

連絡ありがとう。私、**から応募した●●。応募書類を送るから受け取ってね。面接してくれたらうれしいな。書類選考よろしくね。

手順3 普段の言葉で書いた文章を敬語になおして完成

株式会社あいうえお
採用担当 ■■ 様

この度は、応募書類送付のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
先日、**より応募させていただきました●● ●●と申します。

ご案内いただきました下記応募書類を、本メール添付にてお送りしますので
ご査収の程よろしくお願いいたします。

【添付書類】
・履歴書
・職務経歴書

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、
面接の機会を賜れますと幸いでございます。

書類選考よろしくお願いいたします。
●● ●●(署名)

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