スキルアップの種:仕事の管理と優先順位

スキルアップの種
真白 賢
真白 賢

三毛課長、今お時間大丈夫でしょうか?

三毛 和
三毛 和

うん。大丈夫だよ。どうしたの?

真白 賢
真白 賢

仕事をする順番について相談したいんですけど・・・

三毛 和
三毛 和

仕事の優先順位についてかな?

 

 

 

 

真白 賢
真白 賢

それもあるんですけど・・・最近、することが色々増えてきたので、何か抜けそうで怖くて・・・

三毛 和
三毛 和

そうだね。最近、少しずつ増やしていってるからね。

真白 賢
真白 賢

はい。それで、前みたいに期限に間に合わないとか、忘れてたとかのミスを無くしたくて。

 

三毛 和
三毛 和

うんうん。いい心がけだね。

真白 賢
真白 賢

ミスを無くす方法、何かないでしょうか?

三毛 和
三毛 和

そうだね。全てのミスを無くせるわけではないけど、仕事のタスクを管理することで確実にミスは減ると思うよ。

 

真白 賢
真白 賢

仕事のタスクを管理する、ですか・・・どうやって、すればいいですか?

三毛 和
三毛 和

そうだね・・・色々やり方はあるんだけど、まずは私がやっている方法を教えるね。

真白 賢
真白 賢

はい。あと、優先順位の付け方も教えてください。

 

茶縞 穏
茶縞 穏

うんうん。真白くん、成長してきたな……

タスク管理について

タスク管理とは、自分の持っている仕事(タスク)を整理し、優先順位をつけたり、スケジュールの調整をしたりして、効率的に業務を行うことができるようにするものです。

会社によっては、業務管理システム等を導入している場合がありますが、システムによって管理できるタスクの細かさが異なりますので、どのタスクまで管理できるかを確認し、システムで管理できない部分については自分で管理できるようにしておく必要があります。

タスク管理方法の例

タスク管理の方法はいろいろありますが、基本は下記の5点です。

  1. 「いつまでに、何をするか」を決定する=スケジュールを組む
  2. 決定した通りに進めていく
  3. 進捗状況とスケジュールに差異がないか確認する
  4. 差異があれば調整する
  5. 増えた仕事に対応できるようにスケジュールを調整する

ですが、この5点を行う前にすべきことがあります。それは、『仕事』と「作業」の洗い出しです。

『仕事』と「作業」の洗い出し

『仕事』は大きな括り、「作業」は、『仕事』を完了させるための細かい作業です。
タスク管理をするためには、この「作業」の洗い出しが重要になります。
普段どのような「作業」を行っているのか、思い出しながら書き出してみましょう。

 

仕事

給与計算

作業

勤怠に関する届出、申請を確認する
労働時間を集計する
給与ソフトに入力する

この作業により、日々行っている仕事や割り振られている仕事の量が把握できるようになりますので、漏れなく書き出すことが重要です。

優先順位をつける

優先順位を付けることが苦手な人は多いのではないでしょうか?特に新人の頃は、どれが重要な仕事なのかが分からないため、優先順位を間違いやすくなります。
そのため、仕事に慣れるまでは先輩や上司に優先順位を確認する方がいいでしょう。

自分で優先順位をつける場合は、洗い出した『仕事』と「作業」を、下記の基準で分類します。
なお、部下がいる場合は、分類時に自分がするか、部下に任せるのかを決める事も必要です。

<分類基準>

A 重要かつ期限が迫っている(決まっている)もの
B 重要ではないが期限が迫っている(決まっている)もの
C 定期的に発生し、期限が決まっているもの(ルーティン業務)
D 重要であるが期限は迫っていない(決まっていない)もの
E 重要でなく期限も迫っていない(決まっていない)もの

スケジュールを調整する

仕事の洗い出しと分類が終われば、最後にスケジュールを調整します。
スケジュールは、期限のあるもの重要なものから順に調整していきます。
作業は日々増えたり減ったりするため、手書きだと期限順に並び替えるのが難しくなる場合があります。スケジュールを手軽に調整するには、カレンダーやToDoリストをデータで作成すると良いでしょう。
期限管理が苦手な方は、カレンダーに落とし込んでいくと期限が明確になるのでおすすめです。

<調整手順:カレンダーを使用する場合>

  1. 期限の日に分類A、B、Cの『仕事』を書き込む
  2. 書き込んだ『仕事』の作業を追記していく
  3. 余裕がありそうな時期に分類Ⅾの『仕事』と「作業」を書き込む
  4. 分類Eは、残タスクとしてメモをしておく
  5. 『仕事』が追加された場合には、増えたものを分類し、元の業務と調整しながら、カレンダーを修正する

まとめ

タスク管理を行うことにより、スケジュール先行で業務を進めることができるようになれば、業務効率が上がります
そして業務効率が上がると時間に余裕がでてくるため、準備時間を十分に取ることができるようになったり、見直しの時間が多くとれるようになったりします。そうすると、自然とミスが減ってきます。
つまり、タスク管理をすることでミスが減るのです

仕事には期限があるものがほとんどです。その期限に間に合わせることができなければ仕事を任せてもらえなくなります。
ミスを減らし、任された仕事の期限を守れるよう、日々のタスク管理をしっかり行うようにしましょう。

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