人事総務の栞:総務の仕事

人事総務の栞 人事総務の栞

今回は人事総務の栞:総務の仕事 についてです。

人事総務の栞 総務の仕事 NYA事務所編

真白 賢
真白 賢

三毛課長、お疲れ様です。あの、少し聞きたいことがありまして・・・

三毛 和
三毛 和

真白くん、おつかれさま。うん、何かな?

真白 賢
真白 賢

僕、総務部ですよね?

三毛 和
三毛 和

うん。そうだよ。

真白 賢
真白 賢

今更なんですけど・・・僕、総務の仕事してますか?

三毛 和
三毛 和

総務部としての仕事じゃなくて、「総務」の仕事をしているかってことかな?

真白 賢
真白 賢

はい。人事の仕事はしていると思うんですが、総務の仕事をしてないんじゃないかと思って・・・

三毛 和
三毛 和

そっか。仕事内容の説明はしても、業務区分までは教えていなかったから分からなかったんだね。

真白 賢
真白 賢

はい・・・

三毛 和
三毛 和

大丈夫、総務の仕事もしているよ。最近だと、組織図の修正が総務の仕事だよ。

真白 賢
真白 賢

そうなんですか?

三毛 和
三毛 和

会社によっては、人員配置図は、人事の仕事になる場合もあるんだけど、この会社は総務部が人事業務もしているから、総務の担当になっているんだよ。

真白 賢
真白 賢

なるほど。会社によって総務の仕事は変わるんですね。

三毛 和
三毛 和

うん。そうだよ。例えば、茶縞部長は総務部に所属しているけれど、仕事は財務・経理でしょう?

真白 賢
真白 賢

じゃあもし、この会社に経理部があったら、茶縞部長は経理部長になっていたかもしれないってことですか?

三毛 和
三毛 和

うん、そうなっていたと思うよ。

真白 賢
真白 賢

なるほど。わかりました。あと今後のために、総務の仕事の見分け方ってありますか?

三毛 和
三毛 和

そうだね。簡単に言うと、会社とか従業員全員が対象になっている仕事が総務の仕事だよ。

真白 賢
真白 賢

会社とか従業員が対象になってるもの・・・

三毛 和
三毛 和

そうだね、日々の業務を思い出してみてほしいんだけど、週に1度必ずお願いしている仕事の中に総務の仕事があるんだけど、どれだと思う?

真白 賢
真白 賢

週に1度、全員に関わること・・・あ、事務用品や備品の在庫管理と発注ですか?

三毛 和
三毛 和

うん。正解。じゃあ、毎日の仕事中にもあるんだけど、わかるかな?

真白 賢
真白 賢

毎日、やっていること・・・・う~ん・・・

三毛 和
三毛 和

必ず朝にしてもらっているから、ルーティンになっているんじゃないかな?

真白 賢
真白 賢

朝のルーティン・・・コピー用紙の補充したり、給茶機の水を入れ替えたり、飲料の粉を補充したり・・・?

三毛 和
三毛 和

うん。今、真白くんが言ったこと全部、総務の仕事だよ。

真白 賢
真白 賢

そうだったんですね。

三毛 和
三毛 和

従業員全員ではないけど、錆柄さんを採用する時にも総務の仕事をしているよ。

真白 賢
真白 賢
三毛 和
三毛 和

作業スペースの準備とかしたでしょう?

真白 賢
真白 賢

はい。それも総務の仕事なんですか?

三毛 和
三毛 和

そうだよ。デスクやチェアも会社の備品だからね。

真白 賢
真白 賢

なるほど。

三毛 和
三毛 和

真白くんは、何の仕事をしていると思ってたの?

真白 賢
真白 賢

事務とか、庶務?とか・・・

三毛 和
三毛 和

なるほど。総務も事務作業が多いからね。

真白 賢
真白 賢

すみません・・・

三毛 和
三毛 和

謝らなくてもいいんだよ。これから、覚えていけばいいからね。

真白 賢
真白 賢

わかりました。これからは、従業員みんなが使う物の管理をすることが総務の仕事って思っていいですか?

三毛 和
三毛 和

うん。そうだね。でも他にも色々あるから、その都度教えるようにするね。

真白 賢
真白 賢

はい。ありがとうございます。

総務の仕事とは

総務の仕事は、総務事務とも呼ばれ、会社(企業)の運営に関わる業務従業員全体に関わる業務幅広く行う事務職の1つです。

総務の仕事は会社によって随分異なり、人事や法務、経理等の部署がない会社の場合、それら全ての業務が総務の業務になることがありますし、秘書業務を兼ねる場合もあります。

幅広い業務を行うことから、「浅く広い」知識が必要と思う方も多いですが、実は「深く広い」知識が必要な業務も多くあり、社内だけでなく社外に対しても窓口の役割を担当することも多くあるため、コミュニケーション能力も必要不可欠な仕事です。

代表的な総務の仕事

総務事務の代表的な業務には下記のものがあります。

  • 資産(不動産、車両)管理
  • 社内備品管理
  • 災害対策
  • 株主総会事務
  • IR(投資家・株主に対する情報発信)
  • 社内規定作成管理
  • 文書作成(契約書を含む)
  • 広報

なお実際の業務担当は会社によって大きく異なります。

例えば、広報部門がある場合は、広報部門がIRを担当する場合がありますし、支社や支店が多い会社での車両管理は、日々の使用状況を把握している各支社や支店の一般事務職が行う場合などもあります。法務部門があれば、契約書の作成は法務部門が担当するはずです。

そのため、上記例の全てが総務事務の業務になるとは言えませんが、業務区分としては、総務事務に当てはまると考えていいでしょう。

一般事務と総務事務の違い

一般事務と総務事務の違いは、会社によって異なるため、明確に分ける基準はありません。ですが、大まかな違いとして下記2点があります。

  1. 所属
  2. 業務範囲

所属

一般事務は各部署に所属していることが多いですが、総務事務は総務業務を担当する部署に所属しています。

例えば、営業部、製造部、企画部、総務部の4つの部署があった場合、営業部、製造部、企画部に所属している事務職は一般事務、総務部に所属している事務職は総務事務と呼ばれることになります。

営業部門の事務については、営業事務とも呼ばれています。

業務範囲

一般事務は、特定の部署の事務処理を担当し、総務事務は会社全体に関わる事務処理を担当します。

たとえば、どの部署にでも発生する、データ入力やファイリング等の業務は一般事務に分類されることが多いですが、株式会社における株式事務や社内規定の制定・改定等については、専門的な知識が必要になるため、総務事務に分類されることが多いです。

また、一般事務では、コミュニケーションをとる範囲は部署内や所属部署の取引先が多いのに対し、総務事務では社内全体であったり、会社として取引している会社全てであったり、株主や顧問なども含まれるため、コミュニケーションをとる範囲が広くなるという点もあります。

まとめ

総務事務の仕事は、会社によってかなりの差があります。

社内備品の管理にしても、部署が多い場合や本社と支社や支店が離れている場合は、わざわざ本社の総務事務員が各支社や支店まで出向いて管理するより、各支社や支店にいる一般事務が行う方が効率的であるため、一般事務員が行うことが多いでしょう。

一方、部署が少ない会社の場合、経理や人事、法務・知財等の専門的な事務がすべて総務の業務になることもありえます。

このように、会社の規模によって業務内容が大きくことなりますので、総務事務を目指すまたは総務事務の担当になった場合は、必ず仕事の範囲を確認するようにしましょう

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