今回は、～コミュニケーションの鍵～ 2本目 報連相 についてです。
三毛課長、ちょっとご相談したいことがありまして・・・
どうしたの？
はい・・・実は・・・今日が提出期限の資料を作成しているのですが、分からないところがありまして・・・
あの資料ね。どこがわからないの？
ええっと、この部分なんですけど・・・
どれどれ、ん？ほとんど出来てないじゃない？
すみません・・・
この資料作成をお願いしたのは１週間前だよね？どうしてもっと早く聞いてくれなかったの？
色々調べて、自分で完成させようと思ってたんです。でも、上手くいかなくて・・・
なるほどね。1人でがんばるのも大事だけど、期限は守らないといけないよ。
はい。気をつけます。
うん。そうしてね。ちなみに真白くんは、今回一番のミスはどこだと思ってるの？
期限までに資料を提出できなかったことです。
真白くん、１番大きいミスはそこじゃないよ。提出できなかったことより、「報連相不足」、「提出期限ギリギリまで相談しなかったこと」なんだよ。
……
もし昨日相談を受けていたら、私も、「今日の午前中は資料作成にあてていいよ」とか言えたと思うよ。でも、ギリギリに言われたら、どうしようもないでしょう？
はい。申し訳ありませんでした。今後は、期限日に提出できるように早めに相談します。
うん。お願いね。資料はあと２日待ってあげるから、引き続き作成してね。明日は１日資料作成にあてていいから、がんばって。で、さっきのはね・・・
報連相とは
報連相の意味
報連相とは、報告・連絡・相談の頭文字を取ったもので、仕事をしていくうえで、必要不可欠な業務です。
なお、報連相の意味は、下記のとおりです。
- 報告＝指示や依頼に対して、状況や結果を伝えること
- 連絡＝必要な情報を伝えること
- 相談＝課題に対して指示・判断やアドバイスをもらうこと
報連相が必要な理由
日々の業務を行う上で、報連相は欠かせません。なぜなら、「報連相」もコミュニケーションのひとつだからです。
日々のコミュニケーションがうまくいかないと、ミスをしてしまったときや、トラブルが発生してしまったときに、事の重大さや、現状の情報が伝わりにくくなり、より大きな問題へと発展することもあります。
そのようなことにならないよう、日々の業務において「報連相」をしっかり行い、自分やチーム、部署内の進捗状況を周囲が把握できるようにしましょう。
こんなときは「報連相」をしっかりしよう
- 上司から指示された仕事が完了したとき
- お客様や取引先から問い合わせや連絡が入ったとき
- ミスや失敗をしてしまったとき
- トラブルが発生したとき
報連相を行うときの注意点
「正確・適切」で「わかりやすく」
報連相においては、報連相によって伝えようとしている内容が「正確・適切」でなければなりません。当然、「不備・不足」があってはいけないのです。
また、報連相もコミュニケーションの一つですから、相手に伝わるように「わかりやすく」伝えることが重要になります。
それはなぜか。もし、自分の意見をわかりやすく伝えることができない場合を考えてみましょう。
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報告、連絡、相談した人が内容を理解できない、または、勘違いをしてしまう
- 必要なアドバイスが得られなかったり、誤った指示をもらうことになる
- 問題が解決しない、場合によれば問題が増える
ことになってしまう可能性があります。
最悪の場合は問題が解決しないばかりか、問題が増えてしまう事態にもなりかねないのです。
このようなことがおこらないように、自分の言いたいことがちゃんと伝わるように、正確な情報を分かりやすく伝えるようにしましょう。
こんな報連相はしてはいけない
- 伝えたいことがまとまっていない
- 内容が正確でない（日にち、時間、数量、金額など数字の間違いがある）
- 以前からわかっていたことを、ギリギリになってから報告・連絡する
このような報連相をしてしまうと、適切なアドバイスができなかったり、業務の調整ができなかったり、予定より多くのコストがかかってしまったりしてしまいます。
報連相を行うときは、伝えたいことをしっかりまとめて、正確に、困ったことがあれば早めに伝えるようにしましょう。
まとめ
報連相もコミュニケーション同様、日々の業務を行う上で欠かせない業務です。
報連相を行うときには、「正確」・「適切」・「わかりやすく」を心がけるようにしましょう。
また、ミスは誰にでも起こります。そして、叱られるのは誰だってイヤです。
ですが、ミスを黙っていたら、黙っていたこと＝すぐに言わなかったことについても叱られることになるため、叱られることが増えてしまいます。
もしミスをしてしまったときは、すぐに報告し、その後の対応を相談するようにしましょう。
報連相もコミュニケーションのひとつです。
しっかりコミュニケーションをとることで、円滑に仕事を進められる環境を自分で作り出すこともできます。
周囲に評価されるようになるためにも、コミュニケーション能力を磨いていきましょう。