今回は、人事総務の道標：機器管理のポイント についてです。
人事総務の道標：機器管理のポイント NYA事務所編
おつかれ、ヤス。今いいか？
うん、大丈夫だよ。何かあったのかい？
さっき取引先から聞いたんだけど、会社の機材を勝手に持ち出している従業員がいたらしいんだ。
え？そんなことってあるのかい？
そう思うよな。でもあったらしいぞ。
で、ちょっと気になったんだけどさ、
うちの会社がどうしているか、かい？
そうなんだよ。御社はどうされてますか？って聞かれてさ・・・
もしかして、何も答えられなかったのかい？
さすがに、それはないぞ。ヤスお前、最近ねこさんに似てきてないか？
そうかい？気のせいだと思うよ？
ちなみに、どう答えたんだい？
管理番号を書いたシールを貼って、１台１台管理してるって言ったけど・・・合ってるよな？
不安は不安だったんだね・・・
大丈夫合っているよ。僕が機器管理表を作ってるんだ。
良かった。営業用のノートＰＣの裏面、ちゃんと見ててよかったわ。
ははは。そこで知ったんだね。まぁ、答えられてよかったよ。
でも手が回っていない部分もあってね・・・
そうなのか？
うん。ソフトウェア関係はまだちゃんとできていないんだ。
う～ん。とりあえず、機器ができているなら持ち出し対策は出来てるし、いいんじないか？
いや、セキュリティソフトが切れているパソコンを使うと、情報漏えいに繋がったりするからね。
ソフトウェアもしっかり管理しないといけないってことか。
そうだね。じゃぁ、三毛くんと真白くんに、管理表の更新と状況確認を頼んでおくよ。
和はできるだろうけど、賢は分かるのか？
大丈夫。最近、真白くんも成長しているよ。
そっか。だったら部長としても安心だな。さすが和だ。
三毛くんをほめてくれるのは僕としても鼻が高いけど・・・
一応、僕も指導してるんだよ、三毛くんも、真白くんも。
まぁ、そうだろうな。部長だし。
あ、三毛くん、ちょっといいかな？
はい。すぐに参ります。
三毛くんと真白くんに頼みたいことがあってね・・・
やっぱ、和メインじゃねぇか・・・？
機器管理のポイント
機器管理とは、社内にあるパソコンや電話機、コピー機などの機器（会社で購入した備品）やソフトウェアを管理することです。
設備専門の部署がない場合は、総務が行うこともあります。
機器管理の目的
機器管理を行う目的は会社が持っている備品を効率よく活用するためです。
個人に割り当てられたパソコンや電話機、共用で使っている複合コピー機など会社にはたくさんの備品があります。
機器管理ができていないと、なくしたことに気が付かず情報漏洩の原因になったり、すでに持っているのに新たに購入してしまい余計にコストがかかったりしてしまいます。
だから、会社で使用している機器については、どんな機器を持っていて、誰が使っているのかを把握できるようにしておく必要があります。
機器管理台帳を作っておけば、新入社員が入社したときなど、備品準備を効率的に行うことができます。
機器管理台帳に記載する項目
機器管理台帳に記載する必要がある小目は何が必要な項目なのかは、会社によって異なります。固定資産の管理台帳も兼ねたり、リース品の管理台帳も兼ねていたりすることもありますので、必要な項目を記載できるフォーマットを使用しましょう。
ただし、必ず管理番号は必ず割り当てるようにしましょう。
管理番号についてはあくまで社内で取り扱うためのものなので、自由につけることができます。自分たちが管理しやすいようにしておきましょう。
管理台帳に記載する内容としては下記のようなものがあります。
機器の場合
- 管理番号
- 備品カテゴリ
- 名前（メーカー品番）
- 現在の状態（使用者や使用部門、保管場所、故障中など）
- 購入（取得）金額
- 保証期間
- OS（バージョン）
- セキュリティソフト導入状況（期限）
- セキュリティソフトのメーカー
ソフトウェアの場合
- 管理番号
- メーカー
- 商品名
- シリアルナンバー
- インストール方法（ダウンロード、ディスクなど）
- 使用機器（管理番号）
- 使用期限
- 購入金額
管理番号のつけ方
通し番号のみ割り当てる
管理する機器が少なければ、通し番号を割り当てるだけというのも方法の一つです。
- 001
- 002
- 003
ただし、管理する機器が増えると連番だけでは管理しきれなくなることがありますので注意が必要です。
種類や部署ごとに分けて番号、コードを割り当てる
管理する機器が多ければカテゴリごとにコードを決めて管理するのもおすすめです。
わかりやすくするコツとしては、カテゴリ+番号などにしておくと、管理番号で何のことなのかがわかり効率的です。下記のようにルールを決めておけば、例えばPC-20-0003だと２０２０年に３番目に買ったパソコンと把握できます。
なお、ソフトウェアの場合、複数ライセンス版を購入することもあると思いますが、その際は、シリアルナンバーごとに番号をつけましょう。複数ライセンスで購入したソフトウェアに同じ番号を振りたい場合は、購入順に枝番をつけると良いでしょう。例えば、SW-19-0002-1だと、2019年に2番目に購入したソフトウェアの1ライセンス目ということが分かります。
例
- 1.カテゴリ記号
- PC（パソコン）
- SW（ソフト）
- TE（電話）
- HW（その他）
- OA（事務機器）
- 2.購入年（２桁）
- 20
- 19
- 18
- 17
- 16
- 3.購入順（4桁）
- 0001
- 0002
- 0003
- 0004
- 0005
桁数については、絶対にその桁までは届かないくらいの大きな桁数をあらかじめ設定しておきましょう。あとから管理番号が足りなくなったり途中から桁数が増えると管理が複雑になってしまいます。この例では購入順は４桁ですが、人数の多い企業や取り扱う数が多い場合は必要に応じてより大きな桁数を設定しましょう。
枝番をつける場合は社内で管理しやすいようにつけることがポイントです。先程の例「SW-19-0002-1」だと、この番号がいくつライセンスを持っているのかがわかりません。
そのため、枝番にライセンス数を予め入れておくという方法もあります。
10ライセンスのものは「＊＊＊-0002-1001」～「＊＊＊-0002-1010」
5ライセンスのものは「＊＊＊-0003-51」～「＊＊＊-0003-55」
たとえば、「＊＊＊-0002-1003」の場合、10あるライセンスの3つめ、「＊＊＊-0003-54」の場合5ライセンスの4つ目と把握できるようになります。なお、部門や支社でコードをつけるのも一つの方法ですが、部門や支社間の機器の移動があると一つの部門に複数のコードがある状態になってしまい、管理がしにくくなる場合がありますので注意しましょう。