マナーOJTインストラクターの國吉浩太朗です。
今回は、～就活のマナー2：メールの差出人と署名～ として就職活動で使用するメールの「差出人」と「署名」について、お話していきたいと思います。
就職活動をする際、GmailやYahoo!メールのようなWEBメールを使用されることが多いのではないでしょうか？
家ではパソコンで、出先ではスマートフォンやタブレットで、いつでもどこでも見ることができるだけでなく、無料で利用できるためWEBメールは非常に便利です。
また登録も手軽にでき、メールアドレスも差出人となる登録名も、自分の好きなものや自分以外の氏名を設定・登録することもできます。
自分以外の氏名を差出人として登録したメールアドレスを、プライベートで使用する場合には、利用規約に反していなければ問題ないと思います。
しかし、就職活動時のメールとして使用する際は、前回のメールアドレス同様、注意が必要になってきます。
就職活動に使用するメールの注意点
正しい「差出人」を設定する
就職活動中、応募先に送るメールは、メールを受け取った人が「このメールは応募者の〇〇さんから送られてきた」等、誰から送られてきたのかすぐにわかるようにする必要があります。
その理由は、本文や署名で正しい氏名を名乗っていたとしても、受信メールの一覧を見ただけでは誰からのメールなのかが分からなくなってしまうからです。
差出人のわからない、または、差出人がわかりにくいメールは、後回しにされたり、警戒されてしまったりすることがあるため、場合によれば、開封すらしてもらえない可能性も出てきます。
そのようなことを防ぐためにも、正しく「差出人」の設定と文末の「署名」の設定をすることが必要不可欠なのです。
本文はビジネス形式で
就職活動で応募先に送るメールは、応募者の採否にも影響を与えます。
丁寧なビジネス形式のメールを受け取った場合と、普段の言葉遣いのメールを受け取った場合とでは、そのメールを受け取った人が受ける印象が異なってくるからです。
つまり、応募先へ送るメールが、「応募者本人を表す」と言えるのです。
そのため、メール本文の形式は、「ビジネス形式」で記載する必要があり、当然ビジネスマナーも要求されるということになります。
署名をつける
普段友人同士で送り合うメールに、氏名を記載することはあまりないと思います。
しかし、就職活動で応募先に送るメールはビジネス形式で記載された、ビジネス文書のひとつです。
応募者としては、「ただ連絡しているだけ」、「メールが来たから返信しただけ」と思うかもしれませんが、応募先から届くメールには署名がついていませんか？
それはなぜか、応募先の採用担当者は採用活動の一環として送っているからです。
そのため、応募先の採用担当者としては応募者に送るメールは「ビジネス文書」ということになります。
応募先の担当者からビジネス文書が送られてきたのに、応募者が普段の言葉遣いでは、マナーに欠けますね？
だからこそ、メールであってもビジネス文書として認識し、署名を付ける必要が出てくるのです。
差出人と署名の設定方法
まずは設定を確認しよう
就職活動に使用するつもりのメールアドレスから、他のメールアドレスにメールを送ってみましょう。
複数持っている場合は、他の自分のメールアドレスでも構いませんし、友達に送って確認してもらうのも良いでしょう。
※友達に送る際は、ちゃんと許可を取りましょう。これもマナーです。
差出人情報の見方
メールの差出人（From)欄を見てください。
差出人の設定がされている場合、下記のようになると思います。
それでは、差出人が「山田太郎さん」、メールアドレスが「T.yamada@~~」と設定している場合を見てみましょう。
きちんと差出人の設定をしていれば、このようになります。
さて、ちゃんと設定できていましたでしょうか？
もし、氏名の部分が表示されていなければ、設定する必要があります。
差出人の設定をした覚えがない、という方もいるかもしれませんが、差出人の氏名は自分で設定していなくても、アカウント名などが自動的に設定されていることもあります。
自分以外の氏名が出てきた場合、設定を変更することを強くおおすすめします。
署名の見方
署名についても、他のアドレス宛に送ったメールで同時に確認することができます。
メールを開き、文末に自分の氏名（本名）が記載されているかを確認するだけです。
メールソフトによっては自動で挿入されない場合もありますので、きちんと挿入されるか確認しておきましょう。
なお、自動で挿入されない場合、どのようにすれば署名が挿入されるのか、都度自分で書かなければならないのかも、合わせて確認しておくと良いでしょう。
差出人の設定
自分の氏名が表示されていなかった方は、差出人欄を設定しましょう。
何度も言いますが、就職活動で使用するメールの場合、正しい氏名（本名）で設定する方が安全です。わかりやすいようにシンプルに設定しましょう。
学生の方の場合は、下記のような設定もおすすめです。
名の欄に氏名（フルネーム）
なお、差出人の設定は、アカウント設定の項目にあることが多いですが、どこに差出人を設定するメニューがあるかはメールのサービスによって異なりますので、ご自身でご確認をお願いいたします。
署名を設定する
自分の署名が記載されていなかった方は、署名を設定しましょう。
自動で署名が挿入される場合でも、署名をあらかじめ設定しておく必要があります。
就職活動中の署名は、下記が一般的です。
・住所、氏名
・住所、氏名、連絡先（携帯電話番号、メールアドレスなど）
まとめ
差出人がわからないようなメールを送ってしまうと、迷惑メールかもしれないと警戒させてしまったり、他人と区別するためにより慎重な確認が必要になったりなど、応募先の方に無用なコストをかけさせてしまいます。
また、差出人や署名の設定確認をせずに、件名にも氏名を入れ忘れてしまった場合、送った応募書類は差出人不明のメールについている「怪しい添付ファイル」として、本文の内容を見る前に削除されてしまうかもしれないのです。
自分が働きたいと思って応募した企業への連絡なのですから、応募先の方に余計な手間はかけさせないよう差出人や署名の設定にも気を配りましょう。
それも、就活のマナーですよ。
