今回はコミュニケーションの鍵 実践編： 報告をするときのポイント です。
日々の仕事では、報告だけで終わる事の方が少ないのではないでしょうか。
特に、会議や打ち合わせで席にいない時間が多い日などは、席にいる時に色々話しておかないと、あとで仕事が詰まったり、進まなかったりすることがあります。
そのため、一度にいくつか指示をもらったり、次の業務の質問をしたりすることも多いでしょう。
ですが、報告する側が思いつくままに報告や質問をしていると、報告を受けている側はどのように感じるでしょうか。報告を聞く側の視点から見ていきましょう。
思いつくままに報告をすると…
三毛課長。おつかれさまです。
真白くん、おつかれさま。
報告してもいいですか？
うん。大丈夫だよ。
はい。
まず、データ表の入力が終わりました。
ありがとう。
じゃぁデータを元に、グラフの作成もお願いできるかな。
はい。
年度ごとの棒グラフでいいですか？
うん、そうだね。
棒グラフでお願いするね。
分かりました！
あと…
うん。
さっき備品の確認をしたら、Ａ３用紙が微妙な量で…
使う予定があれば、他のと一緒に発注しようと思うんですけど。
微妙な量ってどのくらい？
ちゃんと数えてないですけど、半分は切ってます。
そうだね。直近、A3用紙で大量印刷するとは聞いていなから、
次回の発注に回そうか。
はい。わかりました。
あと、切手がなくなったので、買いに行こうと思います。
そうだったね。
じゃぁ、茶縞部長に伝えて仮払いしてもらおうか。
はい。
あ、あと…コーヒーとかのシュガーも少なくて…
だったら、一緒に買ってきてもらえるかな。
はい。わかりました。
あと…さっき郵便物を取りに行って、営業部宛だったので届けてきました。
うん。ありがとう。
あと、営業部の帰りに、消毒用アルコールを詰め替えました。
ストックがあと１つです。
それは、事務用品と一緒にWebで買えないかな？
前回は、近くのドラッグストアの方が安かったので
買い物ついでに見てきましょうか？
そうだね。「買い出し」の時に見てきてもらおうかな。
お願いできる？
わかりました。
あ、あと…
真白くん、ごめん。
「あと」どれだけあるの？
えぇっと…あと
３つ？４つ？
色々見てくれたのは分かったから。
ちょっと、まとめてから話そうか。
……
報告をするときのポイント
報告の仕方を考える
ですが、この順を追って説明する方法が向いているものと向いていないものがあるのです。
報告したいことは、下記です。順番に説明しています。
１．表を作成しました。
２．A3用紙が少ないです。
３．切手がないので買いに行きたいです。
４．コーヒーシュガーが少ないです。
５．営業部に郵便物を届けてきました。
６．消毒用アルコールを詰め替えたのでストックが残り１つです。
※合わせて報告しようとしていたこと
７．営業部の鍵尾部長から、「B社の移転祝い、何送ったんだ？」って聞かれました。
８．営業部の錆柄さんから、「C社との契約書の締結手続きは進んでいますか？」って聞かれました。
９．他、発注するものありますか？
この報告には、下記の内容が含まれています。
- 業務の完了報告
- 社内備品の在庫確認結果と購入について
- 営業部からの問い合わせ
このような場合は、順を追って報告するよりも、内容ごとに報告する方が伝えるべき内容も整理でき、報告を受ける側も内容を理解しやすくなります。
今回は、内容ごとに報告をする方が伝えやすくなるよ。
１．データの作成が終わりました。
２．社内の備品を確認しました。
コーヒーシュガーと消毒用アルコールのストックが少ないので、切手と一緒に買いに行こうと思います。茶縞部長に仮払いをお願いしてもいいですか？
また、A3用紙の残りが半分くらいです。A3用紙での印刷予定がなければ、次回、購入しようと思うのですが問題ありませんでしょうか。
その他、別途必要なものがあればご指示ください。
３．営業部から２点問い合わせがありました。
B社への移転祝に何を送ったかと、C社との契約手続きの進捗状況を教えてください。
報告の順番に配慮する
内容ごとに説明をすることで、情報が整理されました。ですが、それだけでは不十分な場合があります。例えばこんな会話が事前にあった場合はどうでしょうか。
鍵尾部長。おつかれさまです。
営業部あての郵便物です。
おぉ、賢。おつかれ。
さんきゅーな。
今から備品を発注するんですけど、
何か必要な物はありませんか？
特にないぞ。
その代わりB社への移転祝いに何を送ったか、
ちょっと急ぎで教えてもらえるか？
分かりました。
聞いてきます！
……
仲いい取引先に聞かれたんだよ。
もし観葉植物送ってるなら、種類重ならない方がいいだろうってさ。
早く返事したいんだけど…
幸さん、返事遅くなってごめん。
うちは胡蝶蘭にしたんだ。
真白くんには注意しておくよ。
……
裏で、こっそり上司がフォローしていたなんてことになっているかもしれません。
このように急ぎの用件がある場合は、自身の完了報告を後回しにします。
ただし、何も言わない＝何もできていない、と判断される可能性があるため、ひとこと付け加えておくのといいですよ。
営業部から急ぎの問い合わせがありました。
鍵尾部長が、B社への移転祝に何を送ったか教えてほしいとのことです。
他にも３点報告があるのですが、鍵尾部長への返答後でもよろしいでしょうか？
まとめ
どんな内容を報告するつもりなのかは、報告をする側しか分かりません。
指示をしている側は、指示した内容からある程度報告内容を推測することはできますが、他部署からの急ぎの問い合わせなどは把握できないことが多いのです。
そのため、報告する側が情報を整理し、順番を考えて伝える必要があるのです。
報告のもれを防ぎつつ、正確に情報を伝えるために
- 報告の仕方を考える
- 報告する順番に配慮する
この2点を考え、整理してから報告するようにしましょう。