マナーOJTインストラクターの國吉浩太朗です。
今回は、～就活マナー１：メールアドレス～ として就職活動で使用するメールの「アドレス」について、お話していきたいと思います。
メールアドレスについて
就職活動や転職活動をするとき、メールを使用する人は多いと思います。
そしてどのメールも、誰かが使用しているメールアドレスは使用できません。つまり、この世で１つしかないメールアドレスを作り出す必要があります。
さて、ここからが問題です。
皆さんは、どのようにしてメールアドレスを決めていますか？
いろいろ方法はあると思いますが、下記のものが多いように感じます。
- 名前（ニックネーム）＋誕生日 ＠・・・
- 好きな言葉や好きな物 ＠・・・
- 造語 ＠・・・
- 他人の名前や架空の名前 ＠・・・
- ランダムな記号 ＠・・・
メールはコミュニケーションツールの１つですから、覚えやすかったり、愛着を持てるものの方がいいとは思います。
ですが、就職や転職活動の時はどうでしょうか？
企業の方と直接やりとりする場合を考えてみてください。
今お使いのメールアドレスで大丈夫でしょうか？
応募に使用するメールアドレスの役割
選考するための情報
企業が人を採用するとき、当然ですが応募者の履歴書を見ます。そしてその履歴書には必ずと言っていいほど、メールアドレスの記載があります。
メールアドレスは、氏名、住所に続いて記載されることが多く、比較的目に付きやすいため、記載されたメールアドレスや自己PRの文章等からどのような人なのか推測し、面接をするかどうかを決定します。
つまり、メールアドレスは採用選考をするための情報の１つだということです。
ちなみになぜ、メールアドレスからどのような人なのか推測できるのか。それは、世界に１つしかない、あなたを表すものだからです。
実は、メールアドレスで「この人、大丈夫かな？」と思われてしまい、最終的に不採用になってしまっている可能性もあるかもしれません。
コミュニケーションツール
電話だと、双方のタイミングが合わなければ話ができません。ですがメールは、お互いに自分の都合の良いタイミングで送信したり、内容を確認することができます。
そのためメールは、企業側にとっても、応募者側にとっても、相手に余計なコストをかけずに済むコミュニケーションツールなのです。
また、メールをコミュニケーションツールとして使用するということは、あなたのメールやメールアドレスは、応募企業が意図して消すか、倒産でもしない限り、ずっと応募した企業に残り続けてしまうのです。
それだけでなく、採用された場合、退職してからも数年間は履歴書に記載されている情報の一部として企業に残ることになります。
なお、管理部門や人事部門の人は退職者の情報に触れる機会があります。口外されることはないでしょうが、メールアドレスから趣味がバレバレ、なんてこともあるかもしれません。
就活では避けた方が良いメールアドレス
他人の名前、架空の名前（アニメやキャラクター名など）
まずは、他人の名前をメールアドレスにした場合を見てみましょう。
From:suzukiichiro@~~
山田太郎さんから履歴書がメールで届きました。でも送信元アドレスを見ると「suzukiichiro＠~~」になっています。本文の署名と履歴書の名前は、確かに 山田太郎さんからです。
このような状況になると、採用担当者は困惑してしまいます。
こうなると困るのは誰だと思いますか？そう、応募者なのです。
また、同じ時期に鈴木さんからも応募があった場合、間違わないようにより慎重に確認しなければならなくなります。そのため、採用担当者に無用な手間をかけさせてしまい、印象が悪くなってしまう＝書類審査を通過しない、なんてことになるかもしれないのです。
また、架空の名前やペンネームも同様です。特に、実在する可能性がある場合は、上記と同じことが起こります。
ただし、キャラクター同士のカップリング等は避けた方が良いです。
ランダムな記号のアドレス
次に、ランダムな記号でメールアドレスを作成した場合を見てみましょう。
ランダムな記号を使用すること自体は問題ありません。セキュリティや迷惑メール対策としては良い方法だと思います。
ですが、ランダムな記号だからこそ迷惑メールだと判断されてしまう危険性があるのです。採用担当者がそう判断する場合もありますし、メールソフトが迷惑メールと勘違いしてしまう場合もあります。
そうなると、せっかく応募したのに採用担当者に気づいてもらえず、他の応募者に決まってしまう、なんてこともあるかもしれません。
迷惑メールと間違われないためには、下記２点に気を付けましょう。
まとめ
採用では、応募者が求めるスキルを満たしているか、会社に合うかなど採用基準が定められているため、本来はどのようなメールアドレスを使用していても問題はありません。
ですが、就活を成功させるためには、メールが届かない状況を防ぐためにも、自分以外の名前で送る等「紛らわしいメールアドレス」や「複雑なメールアドレス」は避ける方がよいでしょう。
応募側からすれば、返事が来ないなら問い合わせればよいだけ、と思うかもしれませんが、採用側にとっては「紛らわしいことをする人のせいで余計な手間が増えた」と思う人もいるかもしれません。
また、誰からのメールかを確認している間に、定員に達して不採用なんてこともあるかもしれません。
就活は、自分が働く場所を選ぶ活動でもあります。
自分が志望する企業で働けるよう、メールアドレスにも気を配りましょう。
それが、就活のマナーですよ。
いたずらじゃないのかな？
履歴書に書いている電話番号も、デタラメかもしれない・・・
危ないかもしれないから、今回は不採用にしておくか・・・