メールの書き方 Step3 宛名の書き方とTo 、Ccの使い分け

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今回は、~ビジネスメールのレシピ~ メールの書き方 Step3 宛名の書き方とTo 、Ccの使い分け です。

ただ宛先を書くだけでも、ルールはあるようで……

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真白 賢
真白 賢

三毛課長、ビジネスメールでは宛名を書かないといけないのは分かったのですが、書き方にルールはありますか?

三毛 和
三毛 和

初めてメールをお送りする時や、一回話が終わって、しばらくしてからメールをする際は、会社名や部署、氏名をすべて記載した方がいいと言われているよ。

 

真白 賢
真白 賢

今回みたいに、改めてお問い合わせを頂いた場合はすべて記載した方がよさそうですね。じゃあ、話の途中はどうすればいいですか?

三毛 和
三毛 和

やりとりしている最中は、会社名と氏だけでOKだよ。

真白 賢
真白 賢

そうなんですか?全部書かないといけないのかと思いました。

三毛 和
三毛 和

社会人としてのマナーや相手への気遣いの部分だから丁寧な方がいいけれど、丁寧すぎるのも打ち解けられていないようにも感じられてしまうから、ある程度は省略しても大丈夫なの。

真白 賢
真白 賢

なるほど、わかりました。あと、メールを課長にも送りたいのですが、Toじゃダメなんですか?あと、このCcを使うときのルールはありますか?あと、、、

三毛 和
三毛 和

えーっと、ちょっと待って。あといくつ質問あるのかな?

三毛 和
三毛 和

ビジネスメールだけじゃなく、質問の仕方というか報連相についてもちゃんと教える必要がありそうね・・・

三毛 和
三毛 和

とりあえず、宛先の書き方から教えるね。

 

次回に続く

宛名部分に記載すること

ビジネスメールでは、宛名の書き方にもルールがあります。
基本はこの5項目を記載します。

    1. 会社名
    2. 所属
    3. 役職
    4. 氏名
    5. 敬称

 

メールの書き方は、会社によって決まっている場合もあります。
会社の書き方を優先する方が良いですので、初めてメールを送る際は、会社に決まった送り方がないか、念のため確認するようにしましょう。

以下、一般的な書き方をご紹介します。

宛先が1人の場合の例

A株式会社(①会社名)
資材部(②所属)
主任 田中 ** 様 (③役職④氏名⑤敬称)

お送りする方に役職がある場合には、氏名の前に書きますが、役職を兼任されている場合や役職名が長い場合は、氏名の上の段に書いてもOKです。
支社や事業部等は、会社名の横に記載する方が多いですが、会社名の下または部署の前に書く場合もあります。
宛名については、会社によって書き方が異なる場合もあるので、悩んだら、頂いた名刺またはメールの署名通りに記載しましょう。

宛先が複数人の場合

複数人に送る場合は、メールアドレスをカンマ( , )で区切り、役職の高い人から書きます。役職が同じ場合は、担当の方を先に書きます。社内の人と社外の人に同時に送る場合は、社外の人を先に書きましょう。

送り先が複数いる場合

To:suzuki@~~,tanaka@~~
A株式会社(①会社名)
資材部(②所属)
課長 鈴木 ** 様(③役職④氏名⑤敬称)
主任 田中 ** 様(③役職④氏名⑤敬称)

下記のように、併記でも構いませんが、役職順に書くようにしましょう

課長 鈴木 ** 様、主任 田中 ** 様
メールソフトによっては、送信先のメールアドレスを自動的に並び替えてしまうものもあります。そういったソフトを使用している場合でも、メール本文に記載する宛名は必ず役職順に書くようにしましょう。

やりとりはしないが、知っておいてほしい相手がいる場合

この場合はCcを使用します。
Ccは、カーボンコピー(Carbon Copy)の略で、複写の意味があります。
To:tanaka@~~
Cc:suzuki@~~
A株式会社
資材部
主任 田中 ** 様
(Cc:課長 鈴木 ** 様)

この場合は、課長の鈴木さんを、Ccで送信しています。つまり、直接のやりとりの相手は田中主任だけど、課長の鈴木さんにも知っておいてほしい、ということですね。

Ccを使用するときの注意点

 

Toの人がメインで、Ccは念のために確認してほしい人に対して同じ内容のメールを送る機能になりますので、メインの人をCcに入れないように気をつけましょう

なお、自分の同僚や上司にも送りたい場合は、Ccに入れます。
このとき、自分の同僚や上司に敬称(様)はつけないようにしましょう

 

To:tanaka@~~
Cc:suzuki@~~,mike@jibunnokaisya
A株式会社
資材部
主任 田中 ** 様
(Cc:課長 鈴木 ** 様、弊社:三毛)

Ccを記載する場合、送り先と自社に同じお名前の方がいる場合があるため、送り先の方と自社の従業員との区別がつくように、自社の方には弊社と記載してから名前を書くと伝わりやすくなります。

まとめ

  • メールの宛名では会社名、所属、役職、氏名、敬称 の5つを記載する。
  • 宛先は役職順に記載する

ただし、会社のやり方がある場合はそれに従うこと。

宛名部分に記載する内容は相手のお名前や役職も含みます。
間違いのないようにしっかりと確認してから記載するようにしましょう。

今回の内容は以上です。

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