ビジネスメール実践編：謝罪メールの書き方３（商品を間違えて注文してしまった）

ビジネスメール実践編は、実際に起こりうるミスを例に、具体的なメールの書き方をご説明していきます。

今回は、「謝罪メールの書き方３」として、商品を間違えて注文してしまったので、注文した商品の変更を依頼する謝罪メールについて順番に見ていきましょう。

下記のメールが届きました。

謝罪メールを書く時のポイント

謝罪メールを書く時のポイントは５つあります。

1. 必ず謝罪の言葉を入れる
2. ミスの内容を明記し、ミスの原因を伝える
3. 分かりやすく、伝わりやすい文章を意識する
4. クッション言葉も使用する
5. 誤字や誤った表現をしないこと
6. 正しい注文内容と注文内容の変更をお願いする

必ず謝罪の言葉を入れる

自分のミスが原因ですので、必ず「誠に申し訳ございませんでした」や「大変失礼いたしました」等の謝罪の言葉を文章に含めるようにしましょう。

ミスの内容を明記し、ミスの原因を伝える

何が（どこが）ミスなのか、何を間違えたのかをはっきりさせる必要がありますので、ミスの内容が分かるように文章を作成しましょう。
また、何故ミスをしたのか「ミスの原因」も合わせて伝える必要があります。
ただし、ミスの原因が体調不良や忙しかった等の自己管理不足の場合、ミスの本当の原因を相手に伝えるのはビジネス上正しくありません。
このような場合は、「不注意（ケアレスミス）で」と伝えることになると思いますので、ミスの説明には注意しましょう。

分かりやすく、伝わりやすい文章を意識する

謝罪メールの文章が複雑になると、謝罪の意図が伝わりにくくなります。そのため謝罪メールを作成する時には、「分かりやすさ」、「伝わりやさ」も意識するようにしましょう。

クッション言葉を使用する

クッション言葉とは、文章を和らげるために使用される言葉です。
謝罪メールの文章は硬くなりがちですので、相手を気遣う意味と申し訳ないという気持ちも込めて、「大変恐縮ですが」や「誠に申し訳ございませんが」等の言葉を使用するようにしましょう。

誤字や誤った表現を使用しない

謝罪メールに誤字や誤った表現があると、余計に相手を不快にさせてしまいますし、謝罪することが増えてしまいます。そのため、通常書くメールよりもしっかり見直し、誤字や誤った表現のないメール文を作成しましょう。

正しい注文内容と注文内容の変更をお願いする

注文内容を間違えて伝えてしまったときは、正しい注文内容を伝えたうえで、注文内容の変更をお願いする必要があります。
なお、「間違えたので変えて欲しい」ということを伝える際には必ず、「注文内容の変更をお願いできませんでしょうか。」など、お願い（依頼）する文章にしましょう。
また、間違えて注文してしまったのは自分の責任ですので、謝罪を含めるようにしましょう。

メール文を作成する

基本的な書き方の流れ

基本的なやり方は、メールの書き方：Step1　メールを作る「３つ」の手順と同じです。

1. 箇条書きで言いたいこと（要点）をメモする
2. メモを見ながら、言いたいことを普段の言葉で書く
3. 普段の言葉で書いた文章を敬語になおす

ビジネスメールに慣れてきたら、1の箇条書きから、3のビジネス（敬語）文にしてみましょう。

要点をまとめる

今回伝えなければならない要点をまとめると下のようになります。

• 注文する商品を間違えたので、商品を変更してほしいこと
• 注文間違いについての謝罪とミスの原因
• 正しい注文内容
• 次からは気を付けること（謝罪）
• 納期に変更があれば連絡がほしいこと

メール文を作成する

メールに書く内容を含めながら文章を作成します。（PC向けに改行しています。）

これで本文は完成です。

メールの型に沿って残りの要素も完成させましょう。

メールの書き方：Step2　７つの要素で「型」を作る

ビジネスメールを書くときには、件名、宛名、冒頭のあいさつ、名乗り、本文、結びのあいさつ 署名の７つの要素が必要です。 ビジネスメールは「手紙」と同じような扱いなので、宛名や署名などが必要とされているのです。 この7つの要素を入れて作成しましょう。

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2020.08.17