メールの書き方 Step4 あいさつ文にもルールがある

ビジネスメールのレシピ ビジネスメールのレシピ

今回は、~ビジネスメールのレシピ~ メールの書き方 Step4 あいさつ文にもルールがある です。

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真白 賢
真白 賢

ありがとうございます。宛名の書き方はわかりました。課長はCcに入れてお送りするようにします。

三毛 和
三毛 和

よかった。お願いね。まだどこか、わからない部分はある?

 

真白 賢
真白 賢

あいさつ文がよくわからないのですが、決まりとかあるんですか?

 

 

三毛 和
三毛 和

あいさつ文は、会社によって決まっている場合もあるんだけど、うちの事務所は決まってないから、その時に合ったあいさつ文なら大丈夫よ。

 

真白 賢
真白 賢

その時に合ったあいさつ文ですか……、ひとまず「お世話になっております。」にしましたけど、なんか違う気がするんですよね?

三毛 和
三毛 和

なるほど。問い合わせについてのお礼メールだし、まだお世話になっているような感じがしないってことなのかな?

真白 賢
真白 賢

そうです。過去に取引実績はあるようなのでいいかなとは思うのですが、今回はまだ取引になるか分からないので、なんか変な感じがして・・・

三毛 和
三毛 和

だったら、真白くんはどのようなあいさつ文がいいと思う?

真白 賢
真白 賢

そうですね。今回はお問合せいただいたお礼のメールなので、「お世話になっております。」より、「お問い合わせいただきありがとうございます。」がいいと思います。

三毛 和
三毛 和

よく気づいたね。じゃぁ、そこだけ修正してから送ろうか。

完成したメールがこちら

件名:資料送付のご案内とお打ち合わせにつきまして(NYA事務所)

A株式会社
資材部
主任 田中 ** 様
(Cc:弊社 三毛)

この度は、お問合せいただきありがとうございます。
株式会社NYA事務所の真白でございます。

お問合せ頂きました商品の資料をお送りしますので、
ご査収の程、宜しくお願い致します。
また、お送りしました資料をもとに、来週お打ち合わせを
させて頂きたいのですがご都合はいかがでしょうか。

なお、お打ち合わせには課長の三毛も参加させて頂きますので
宜しくお願い致します。

以上となります。
引き続きよろしくお願いします。

********************
株式会社NYA事務所
真白 賢
〒000-0000
住所
電話         FAX
Mail: k.mashiro@nya.~~
********************

 

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ビジネスメールには型があり、書く項目が決まっているというお話をしましたね。
あいさつ文には、「冒頭のあいさつ」と「結びのあいさつ」があります。
いくつか例をあげますので、状況に応じて使い分けをしましょう。

冒頭のあいさつ

冒頭のあいさつでは、日ごろのお付き合いや問い合わせに対する感謝などを伝えます。
初めてメールを送る場合には、「初めてメールを送る」ということを伝えます。

あまり堅苦しくないあいさつ文

  • お世話になっております。
  • いつもお世話になっております。
  • お問い合わせいただきありがとうございます。
  • 初めてメールを差し上げます。

丁寧なあいさつ文

  • いつもお引き立ていただきありがとうございます。
  • 平素は格別のご高配を賜り厚くお礼申し上げます。

結びのあいさつ

結びの挨拶は、冒頭のあいさつとセットで考えます。
冒頭のあいさつを丁寧にするときは、結びの挨拶も丁寧にしましょう

あまり堅苦しくないあいさつ文

・今後ともよろしくお願いいたします。
・引き続きよろしくお願いいたします。
・ご検討のほどよろしくお願いいたします。

丁寧なあいさつ文

・今後も変わらぬご厚誼を賜りますようお願い申し上げます。
・今後とも何卒ご愛顧のほど、よろしくお願いいたします。

すでに何度もメールをやりとりしている場合は、堅苦しくない方がよいですが、目上の方や付き合いの長い方へは、丁寧なあいさつ文の方が良いこともあります。

上司はやりとりをしたことがあるけど、自分は初めての場合

既に関係が築けている場合の冒頭のあいさつは、「お世話になっています。」で問題はないのですが、ちょっと気がひける、そんなときは、自分の状況がわかるように書きましょう。

色々書くと少し長くなってしまう、と思うかもしれませんが、1通目だけですので、あまり気にすることはありません。例えば下のような感じで記載すれば問題ありません。

入社したことを伝えてみる

大変お世話になっております。
NYA事務所 総務部 真白と申します。
先日、三毛の部下として入社いたしました。
今後、私からもメールをお送りさせていただくと思いますので、
何卒よろしくお願いいたします。

上司から指示されたと言ってみる

お世話になっております。
NYA事務所の真白と申します。
弊社、三毛より田中様あてにメールをお送りするよう指示を受けましたので、
私よりメールを差し上げました。

最後に

あいさつ文は、細かい部分が異なるだけで、ほぼ同じ内容です。

基本的には自分の書きやすいもので問題ありませんが、会社によってはあいさつ文が決まっている場合がありますので、初めて書くときは、上司や先輩に確認するようにしましょう。

今回の例は、普段のやりとりの中で発生するメールですので、お礼状や送り状(送付状)等、書面でお送りする場合は、また少し書き方が異なります。
書面で送る文書の書き方については、別の機会にご紹介します。

なお、あいさつ文が毎回変わると、形式的ではないと思われてしまったり、不安定な印象を与えてしまったりするので、ころころ表現を変えないように注意が必要です。
書くときに悩まないように、どの表現を使用するか、あらかじめ決めておくようにしましょう。

 

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