メールの書き方:Step1 メールを作る「3つ」の手順

ビジネスメールのレシピ ビジネスメールのレシピ

株式会社ニアーです。
コラム第一回目は、~ビジネスメールのレシピ~ メールの書き方:Step1 メールを作る「3つ」の手順 についてお伝えします。

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株式会社NYA事務所にて

三毛 和
三毛 和

真白くん、A社の田中さんに問い合わせの御礼と商品の資料を送っておいて。資料をベースにして来週くらいには私も田中さんと話をしたいから打ち合わせの調整をお願い。

真白 賢
真白 賢

はい、わかりました。

真白 賢
真白 賢

まずは御礼メール 文例 で検索して、

真白 賢
真白 賢

次は、日程調整 メール で検索、っと

真白 賢
真白 賢

これを組み合わせて、、、よし完成。 三毛課長、できましたので確認をお願いします。

三毛 和
三毛 和

ありがとう、確認します。 ふむふむ、えーっと…… 先日はお問い合わせまでご足労いただきありがとうございました、、、?

三毛 和
三毛 和

……えっ?田中さんからメールを頂いただけで、 会社には来られてないよね?

 

メールを作るには手順がある

企業相手にビジネスメールを書くときに、敬語や言い回しについてネットで調べて、見つけた文章例を改変して、、、なんて書き方をしていませんか?

 

もちろんそのやり方でメールを作成しても正しく伝わるのであれば問題はありませんし、限られた時間の中でメールを作るという意味では間違ったことではありません。 ビジネスメールは、ある意味「型」があるので、「型」を知らない場合や、慣れないうちは活用していくべきです。

 

しかし、いつまでも「型」をコピペしたメールしかできないと、ネットや書籍に「型」がないメールを送るときにどう書けばよいのかわからなくなります。

メールの型については別途取り上げるとして、今回は本文の内容が伝わるメールを書くための方法をご紹介します。 手順はたったの3つです。    

 

1.箇条書きで言いたいこと(要点)をメモする

2.メモを見ながら、言いたいことを普段の言葉で書く

3.普段の言葉で書いた文章を敬語になおす

 

  たったこれだけです。例えば、

来週に資料をもとに先方と打ち合わせをしたい。課長も参加したいと言っている。

 

という内容を送る場合で考えてみましょう。

 

手順1 箇条書きで言いたいことをメモする

今回の場合、下の4点が言いたいこと(要点)です。

問い合わせのお礼
商品の資料を送るので見ておいてほしい
資料をもとに来週打ち合わせをしたい
打ち合わせに課長も参加することを知っておいてほしい

 

手順2 メモを見ながら、言いたいことを普段の言葉で書く

  慣れない敬語でいきなり作成しようとすると、使い間違えてしまったり、文と文のつながりがおかしくなってしまいます。そこで、普段の言葉で一度文章を作成します

 

問合せありがとう。 商品の資料を送るから見ておいてね。 あと、できれば来週打ち合わせしたいんだけどいつならOK? それと、課長も打ち合わせに出るって。

 

手順2の段階で、わかりやすい文章にならない場合には、もう一度手順1に戻って要点をはっきりさせましょう。

手順3 普段の言葉で書いた文章を敬語になおす

ここまで来たら、あとは敬語に変換するだけです。本で確認したり、検索したりして正しい敬語になおしてしまいましょう。

 

お問合せいただきありがとうございます。
お問合せ頂きました商品の資料をお送りしますので、ご査収の程、宜しくお願い致します。
また、お送りしました資料をもとに、来週お打ち合わせをさせて頂きたいのですがご都合はいかがでしょうか。
なお、お打ち合わせには課長の〇〇も参加させて頂きますので宜しくお願い致します。

 

少し手間は増えましたが、ちゃんと言いたいことが伝えられる文章が出来上がりました。 この3つの手順は、メールだけでなく、ビジネス文書を書くときすべてに活用できます。

ビジネスメールにお困りの方はもちろん、ビジネス文書の書き方に不安がある方もぜひやってみてくださいね。

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