就活メールの書き方:応募書類送付 郵送編

就活のマナー

今回は、就活メールの書き方:応募書類送付 郵送編 です。

前回、就活メールの書き方応募書類送付 メール編として、応募書類をメールで送るときの書き方についてご説明しましたので、今回は郵送で送るときのメールの書き方とすぐに応募書類を送れない時の連絡メールの書き方についてご説明します。

今回も、例を用いてご説明していきます。

返信文を考えよう

前回同様、応募した企業の採用担当者から下記のメールが届きました。

●● ●● 様

この度は弊社求人にご応募いただきまして誠にありがとうございます。
株式会社あいうえおの採用担当■■でございます。

早速ですが、●●様には書類選考にお進みいただきたいと考えておりますので、
下記いずれかの方法で応募書類をお送りいただけますでしょうか。

【お送りいただく書類】
・履歴書
・職務経歴書(職歴がある方)

【メールの場合】
saiyou@aiueo.*****

【郵送の場合】
〒000-0000
***市***区***町0-0-0
株式会社あいうえお
採用担当

なお、応募書類は**年**月**日までにお送りくださいますようお願いたします。
以上となります。
ご応募につきましてご不明な点等ございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。
●●様からの応募書類をお待ちしております。
—————————————————–
株式会社あいうえお 採用担当 ■■

さて、ここで問題です。応募書類は郵送で送るつもりでいる場合、企業から届いたメールに返信する必要はないのでしょうか?

答えは、「返信する必要がある」です。

郵送で応募書類を送ると、メールより時間がかかってしまいます。そのため、応募書類が届かない限り、企業側は送ったメールを読んでもらえたことに気づくことができません。

つまり、返信をしないとメールを読んだのかが企業に伝わらないからです。
では、どのようにして返信するのが良いでしょうか?

また、手元に写真がないなどの理由によりすぐに送れないとき、どのように返信するのが良いでしょうか?返信文を考えてみましょう。

基本的な書き方の流れ

基本的なやり方は、メールの書き方 Step1 メールを作る「3つ」の手順と同じです。

  1. 箇条書きで言いたいこと(要点)をメモする
  2. メモを見ながら、言いたいことを普段の言葉で書く
  3. 普段の言葉で書いた文章を敬語になおす

この3つの手順です。せっかく書いたメールも、敬語や言葉の使い方を間違ってしまうと、選考の対象から外されてしまう可能性があります。
メールの文章でミスをしないためにも、この手順に沿って作成しましょう。

なお、敬語に直すときには、メールの型も意識しましょう

今回も2パターン考えてみます。

募集職種にもよりますが、1人の採用枠に対し数百名の応募がある場合もあります。そのような場合、メールの印象も選考の判断材料になることがありますので、「お忙しいところ大変恐縮ですが」などクッション言葉と言われる、相手を気遣う言葉を使用するようにしましょう。

パターン①すぐに郵送する場合

パターン①は、すぐに郵送する場合です。
郵送は、メールと違い採用担当者の手元に届くまで時間がかかります。そのため、応募書類送付の連絡を頂いたら、応募書類を郵送する旨の連絡をしましょう。

手順1 箇条書きで言いたいこと(要点)をメモする

  • 連絡をもらったことの御礼
  • 名乗り(簡単な自己紹介)
  • 履歴書、職歴書を郵送で送ること
  • 書類選考のお願い

手順2 メモを見ながら、言いたいことを普段の言葉で書く

連絡ありがとう。私、●●。履歴書と職歴書を郵送で送るからよろしくね。手元に届いたら書類選考よろしくね。

手順3 普段の言葉で書いた文章を敬語になおして完成

株式会社あいうえお
採用担当 ■■ 様

この度は、応募書類送付のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
●● ●●と申します。

履歴書、職務経歴書につきましては郵送にてお送りいたしますので
お手元に届きましたら書類選考をお願いいたします。

以上となります。何卒よろしくお願い致します。

●● ●●(署名)

パターン② 「準備時間が欲しいこと」も伝えたい場合

パターン②では、「応募書類を郵送すること」に加え、「送るための準備時間が欲しい」ことも伝える場合です。パターン①より用件が多くなるので、書く順番をしっかり考えてから書きましょう。

手順1で要点をメモする時に、伝える順番に書いておくと、スムーズに敬語になおす事ができます。

手順1 箇条書きで言いたいこと(要点)をメモする

  • 連絡をもらったことの御礼
  • 名乗り(どこから応募したのかと簡単な自己紹介)
  • 応募書類を送ることについての承諾
  • 準備出来次第応募書類を郵送で送るので少し時間がほしいこと
  • 書類選考のお願い

手順2 メモを見ながら、言いたいことを普段の言葉で書く

連絡ありがとう。私、**から応募した●●。応募書類書類を送ればいいの?OK。じゃあ準備出来次第郵送で送るからちょっと時間ちょうだいね。手元に届いたら書類選考よろしくね。

手順3 普段の言葉で書いた文章を敬語になおして完成

株式会社あいうえお
採用担当 ■■ 様

この度は、応募書類送付のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
先日、**より応募させていただきました●● ●●と申します。

履歴書、職務経歴書の送付につきまして承知いたしました。
準備ができ次第、郵送にてお送りいたしますので、少々お時間いただけますと
幸いでございます。

お手元に届きましたら、書類選考よろしくお願いいたします。

●● ●●(署名)

  • 準備に時間をかけすぎると、選考対象から外れてしまうこともあるため、メールを送ってから1週間以内に採用担当者の手元に届くように送りましょう。
  • 郵送するときは、送り状(送付状)をつけるようにしましょう。また、封筒に赤字で「履歴書在中」と書いておくと、人事の人にすぐに見てもらえますよ。
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