就活メールの書き方:面接日程が合わない場合の調整方法

ビジネスメール

何社も選考を受けるうちに、他社と選考の日程が重なってしまったり、学校や家庭の事情でどうしても企業が提示した日程に参加することができない、ということもありますよね。

今回はそんな場合に送るメールについてご説明していきます。

提示された日程に参加できない場合の調整メール

学校行事の場合

学業は学生の本分ですから、ゼミや試験等は正直に書いて構いません。
ただし、学校での行事が無いにも関わらず、「学校で」と嘘をつくのはやめましょう
特に、学校求人(企業が学校に出している求人)の場合、学校内で求人を管理している方と企業の採用担当者が繋がっている場合が多くあります。嘘をついたことがすぐバレる可能性もありますので、正直に書くことが重要です。

真白 賢
真白 賢

面接日とゼミの発表会の日とが重なってしまったことがありました。その時はこんな感じで送った気がします。

件名:面接日程につきまして(真白 賢)

***合同会社
採用ご担当者様

面接日程のご連絡をいただきありがとうございます。
〇〇大学〇〇学部の真白 賢です。

大変申し訳ございませんが、ご提示いただいた日時にゼミの発表会がございまして、お伺いすることができません。
誠に申し訳ございませんが、面接日程の変更をお願いできませんでしょうか。

なお、直近でお伺いできる日程は下記でございます。

  • 〇月〇日 13時~18時
  • 〇月△日 終日
  • 〇月×日 9時~12時

上記日程以外でもお伺いできると思いますので、採用担当者様のご都合の良い日をご教示いただけますと幸いです。

お忙しい所恐れ入りますがご検討の程、よろしくお願いいたします。

署名

提示された日が無理だと伝えるだけでなく、「こちらがお伺いできる日程」と「その日程以外でも対応できること」を伝えるとスムーズに決まることが多いです。

他社と選考の日時が重なってしまった場合

錆柄 臆
錆柄 臆

面接日程が重なってしまったときは、このようにして送っていました。

件名:面接日程変更のお願い(錆柄 臆)

株式会社***
採用ご担当者様

面接日程のご連絡をいただきありがとうございます。
**から応募させて頂きました 錆柄 臆(さびがら おく)と申します。

折角面接の機会を頂いたのですが、ご提示いただいた日程は都合が悪く、貴社にお伺いすることが難しい状況です。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、別の日程でご調整いただくことは可能でしょうか。

直近ですと、下記の日程でしたら貴社にお伺いすることが可能でございます。

  • 〇月〇日 13時~18時
  • 〇月△日 終日
  • 〇月×日 9時~12時

上記日程以外でも調整できる日がございますので、もし機会を頂けるのであれば、採用担当者様のご都合の良い日をお聞かせいただけますと幸いでございます。

お忙しい中恐縮ですが何とぞ、よろしくお願いいたします。

署名

「他社の選考がある」と素直に伝えると、志望度が低いと思われてしまう可能性もあります。嘘はつかなくてもいいですから当たり障りのない理由を書いておきましょう。

複数提示された日程すべて調整がつかないとき

他社の面接や会社説明会、学校の授業や試験などが重なり、企業から提示された面接日程すべて都合がつかないときもあると思います。現職の方やアルバイトをされている場合などは特に起こりやすいでしょう。
このような場合、先約がもし調整できそうなら調整してみるのも手ではありますが、既に決まっている面接をずらすのは良くありません。後から連絡が来た方に調整をお願いしましょう。
なお、学校の試験やゼミの発表会など学校に関するものの場合は、最初の例にあるように素直に伝えましょう。

学校行事の場合

真白 賢
真白 賢

3つも出してもらったのに、全部合わなかったときは焦りました。どうかけばいいかも分からなくて、ゼミの先生に教えてもらいました・・・

件名:Re:1次面接のご案内(株式会社***)

株式会社***
採用ご担当者様

面接日程のご連絡をいただきありがとうございます。
〇〇大学〇〇学部の真白 賢です。

誠に申し訳ございません。
ご提示いただきました面接日程ですが、試験期間中のため、お伺いすることが難しい状況です。
お忙しいところ大変恐縮ですが、再度面接日程をご調整いただけませんでしょうか。

なお、試験期間は*月*日~*月*日までですので、*月*日以降でしたら、いつでもお伺いすることができます。

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

署名

仕事と重なっている場合

錆柄 臆
錆柄 臆

僕は現職の時にありました。指定された日時が就業時間中でしたので、下記のように変更をお願いしました。

件名:Re:書類選考通過および一次面接につきまして(株式会社***)

株式会社***
採用ご担当者様

面接日程のご連絡をいただきありがとうございます。
**から応募させて頂きました 錆柄 臆(さびがら おく)と申します。

誠に申し訳ございません。
ご提示いただきました候補日にお伺いするため日程調整を試みましたが、現職の仕事の都合上、どうしても予定を合わせることができませんでした。
こちらの都合で大変恐縮ではございますが、別の日程でご調整いただけませんでしょうか。

なお、下記の日程でしたらお伺いすることが可能でございます。
〇月〇日 13時~18時
〇月△日 終日
〇月×日 9時~12時
※現状、○月×日以降でしたらいつでもお伺いできます。

お忙しいところ恐れ入りますが、是非面接の機会を賜りますようお願い申し上げます。

署名

急な体調不良

発熱したり、体調がよくない状態で面接に参加すると、うまくアピールができないうえに、応募企業にも迷惑をかけてしまう可能性があります。

真白 賢
真白 賢

あの時は急に熱が出てかなり焦りました。何も言わず欠席はできないので急いでメールをして、当日もお電話して・・・面接日程は変更してもらえたんですが、緊張して上手く話せたか覚えてません・・・

件名:面接日時の変更をお願いします(真白 賢)

***株式会社
採用ご担当者様

お世話になっております。
○月×日14時から面接のお時間をいただいております真白 賢です。

誠に申し訳ございませんが、昨日より発熱が続いておりまして、貴社にお伺いすることができなくなりました。
お忙しいところ、大変恐縮ではございますが、面接日程の変更をお願いできませんでしょうか。

私の体調不良でご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
何卒、ご検討くださいますようお願い申しあげます。

署名

なお、当日に体調が悪くなった場合は、すぐに電話で連絡をするようにしましょう。
また、前日の営業時間終了後に体調が悪くなった場合は、先にメールで連絡し、当日電話でも連絡するようにしましょう。

以後の選考に参加できない可能性もある

面接は、個人面接のこともあれば、集合面接の場合もあります。また、面接と合わせて試験を行う場合もあります。
企業側も面接のために面接場所の確保や社内のスケジュール調整、試験の作成等、様々な準備を行っているのです。そのため、日程が合わなければ残念ながらそこで選考終了、となる場合もあります。
会社説明会を受けなければエントリーが出来ない、ということもありえるのです。

このことを頭に入れ、自分の望む会社に就職できるよう、面接対策も、体調管理もしっかりしておきましょう。

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