ビジネスメール実践編:謝罪メールの書き方2(見積書を間違えてしまった)

ビジネスメール

ビジネスメール実践編は、実際に起こりうるミスを例に、具体的なメールの書き方をご説明していきます。

今回は、「謝罪メールの書き方2」として、見積書の金額間違いを先方に指摘された時の謝罪メールについて2つ例を見ていきましょう。

下記のメールが届きました。

お世話になっております。
株式会社あいうえおの●●でございます。
この度は、お見積書をお送りいただきありがとうございました。

確認させていただきましたところ、
先日お電話でお伺いした金額と異なるようでございます。

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先日お電話での金額 単価10,000円
お見積書の金額   単価15,000円
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恐れ入りますが、ご確認いただきましてご連絡いただけますでしょうか。
何卒、よろしくお願いいたします。

このメールへの返信内容を作成していきます。

謝罪メールを書く時のポイント

謝罪メールを書く時のポイントは5つあります。

  1. 必ず謝罪の言葉を入れる
  2. ミスの内容を明記し、ミスの原因を伝える
  3. 分かりやすく、伝わりやすい文章を意識する
  4. クッション言葉も使用する
  5. 誤字や誤った表現をしないこと
謝罪文を含む文章は硬い印象になりやすいため、書き方や表現が悪いと「文章としては謝ってはいる気がするけど、何か怒ってる?」等、相手に誤解を与えてしまうことがあります。
そうなると、問題が解決しないだけでなく、「誤解を与えるような表現を使用したこと」についても謝罪する必要が出てくる場合もありますので、文章の書き方や表現にも注意しましょう。

詳細は、ビジネスメール実践編:謝罪メールの書き方1(金額を誤って伝えてしまった)を参照してください。

メール文を作成するための準備

基本的な書き方の流れ

基本的な書き方は、メールの書き方:Step1 メールを作る「3つ」の手順と同じです。

  1. 箇条書きで言いたいこと(要点)をメモする
  2. メモを見ながら、言いたいことを普段の言葉で書く
  3. 普段の言葉で書いた文章を敬語になおす

この3つの手順です。初めのころは頭で考えたことをそのままビジネス文書にしようとしても、伝える内容がはっきりしない文章になったり、敬語表現を間違いやすくなってしまったりします。
ビジネス文書に慣れるまでは、この手順に沿って作成しましょう。

要点をまとめる

今回伝えなければならない要点をまとめると下のようになります。

  1. ミス(金額が異なること)をしたことの謝罪
  2. 金額を間違えた原因
  3. 次からは気を付けること(謝罪)
  4. その他質問等があれば連絡がほしいこと
同じミスを繰り返していると信用、信頼を失い、評価もされなくなってしまいます
同じミスを繰り返さないように、どうすればミスを防ぐための対応策も合わせて考えておきましょう。

ミスの内容に合わせた文章を作成する

謝罪文を作成するときは、謝罪と合わせてミスの原因についても触れる必要があります。
そのため、何故ミスをしたのかをしっかり確認し、ミスの内容に合わせた文章を作成しましょう

ミスの原因:見積書の記載ミス

ミスの詳細

電話では「型番ADC-or」の金額を聞かれ「単価10,000円」と答えたが、見積書作成時に誤って「型番ABC-or 」の金額「単価15,000円」を記載してしまった。

メール文を作成する

※PC向けに改行しています。

この度は、見積書の記載に誤りがあり、大変申し訳ございませんでした。

確認いたしましたところ「型番ADC-or」単価10,000円ではなく、
「型番ABC-or 」単価15,000円で見積書を作成しておりました。

今後このようなことがないよう十二分に注意して参りますので、
何卒ご容赦くださいますよう、お願い申しあげます。

再度「型番ADC-or(単価10,000円)」のお見積書をお送り
いたしますので、お手数ですが、ご確認をお願いいたします。

商品や見積り内容にご質問等ございましたらご連絡くださいませ。
引き続きよろしくお願い申しあげます。

書類のミス、特に金額の間違いは会社の信用問題にも関わってきますので、特に注意しましょう。

ミスの原因:先方への確認不足(思い込み)

ミスの詳細

電話で「型番ABC-or 」と「型番ADC-or」の金額を聞かれ、「型番ABC-or 」は「単価15,000円」、「型番ADC-or」は「単価10,000円」と答えたところ、「単価10,000円」の「型番ABC-or 」の見積書発行を依頼された。

型番と金額が異なったが、先方は「型番ABC-or 」の見積書が欲しいのだと思い込み、先方に確認することなく、「単価15,000円」の「型番ABC-or 」の見積書を作成した。

メール文を作成する

※PC向けに改行しています。

この度は、誤った見積書をお送りしてしまい、大変申し訳ございませんでした。

金額が相違した原因でございますが、
先日お電話で、「単価10,000円」の「型番ABC-or 」の見積書をご依頼
くださった際、金額と型番が異なっているにも関わらず、●●様に確認
することなく、「型番ABC-or (単価15,000円)」の見積書をお送り
したため金額が異なってしまいました。

今後は必ず確認し、このようなことがないよう十二分に注意して参りますので、
何卒ご容赦くださいますよう、お願い申しあげます。

改めて「型番ADC-or(単価10,000円)」の見積書および「型番ABC-or 」、
「型番ADC-or」の商品カタログを併せてお送りいたしますので、
ご査収のほど、よろしくお願いいたします。

その他商品や見積り内容にご質問等ございましたらご連絡くださいませ。
引き続きよろしくお願い申しあげます。

お客様も言い間違えてしまうことはあります。おかしいな?と思ったらすぐに確認するようにしましょう。
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