就活メールの書き方:日程調整メールの例

ビジネスメール

就職活動には、面接が付き物です。
そして、面接を受けるためには、応募先の方と会うタイミングを合わせる、つまり面接の日程調整をする必要があります。
今回は、面接日程を調整するメールの書き方について、例を交えてご説明していきたいと思います。

面接日程調整メール

まず、面接や私用などの予定が何もないときに送る「面接日程の調整メール」についてご説明していきます。

面接候補日が1つだけ提示されている場合

予定が何もないのであれば、企業から提示された日程に合わせられるはずですから、その日程で問題ないことを返信すればOKです。

錆柄 臆
錆柄 臆

面接日程の調整メールが、企業の担当者様と直接やり取りをする最初のメールになったので、僕は下記のように返信しました。

***合同会社
採用ご担当者様

**(応募サイト)から応募させて頂きました、錆柄 臆と申します。

この度は面接の機会を賜りまして誠にありがとうございます。
直接お会いする機会を頂けること、大変うれしく思っております。

ご指定いただきました、〇月〇日 **時に貴社までお伺いさせていただきますので当日は何卒宜しくお願い申し上げます。

______
署名

真白 賢
真白 賢

僕の場合、最初のメールはこんな感じで返信したと思います。ネットで調べて書いたんですけど、合ってたのかちょっと不安です・・・

***合同会社
採用ご担当者様

面接日程のご連絡をいただきありがとうございます。
〇〇大学〇〇学部の真白 賢です。

〇月〇日**時から面接のお時間を頂けるとのこと、誠にありがとうございます。
面接会場の場所と持参物につきまして承知いたしました。

当日は何卒よろしくお願い致します。

署名

三毛 和
三毛 和

間違えてはいないよ。ただ錆柄さんの方が社会人としてメールを書いていた人のメールかなと感じるかな。

企業の担当者も、応募者との面接のために業務時間を調整する必要があります。「仕事だから当たり前」と感じるかもしれませんが、応募者(あなた)に会うために調整をしたのですから、機会を頂いたことにお礼または感謝の言葉を添えるようにしましょう。

面接候補日が複数提示されている場合

面接日程が複数提示されている場合は、時間に余裕を持って行ける日を選びましょう。面接後に予定があると、焦ってしまい上手く話せなくなる方もいます。
面接時間が伸びる可能性も考慮し、日程を調整しましょう。

錆柄 臆
錆柄 臆

複数の日程で合わせられる場合は、下記のように返信していました。

株式会社***
採用ご担当者様**

(応募サイト)から応募させて頂きました、錆柄 臆と申します。

この度は面接日程につきましてご連絡をいただき誠にありがとうございます。
直接お会いする機会を頂けること、大変うれしく思っております。

面接日程でございますが、下記いずれかでお願いできますでしょうか。
〇月〇日 **時
〇月△日 **時

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、何卒宜しくお願い致します。

署名

鍵尾 幸
鍵尾 幸

全部OKのときは、「ご指定の日時であれば、いつでもお伺いできますので、**様のご都合の良い日をご指定ください。」とかでもいいと思うぞ。営業ではよく使ってる。

錆柄 臆
錆柄 臆

そうですね。でも、他の予定と重なっていて1日しか予定が合わない場合は、「面接日程でございますが、〇月〇日 **時でお願いできますでしょうか。」でも問題ありませんよね?

鍵尾 幸
鍵尾 幸

そうだな。企業側から候補日を出している以上、候補として挙げた日時は予定を入れずに返事を待ってるはずだから問題ないぞ。

就活では複数社に応募することも多いと思いますが、他社の面接日程の確定連絡を待ってから連絡するなど、調整に時間をかけすぎてしまうと返信するまでに採用者が決まってしまうこともありえます。基本は当日、遅くても翌日には返信するよう心がけましょう。

面接日程を自分で設定できる場合

企業の担当者から、「いつなら面接に来られますか?」など面接希望日を聞かれることもあると思います。
そのような場合は、応募企業の営業時間内の日時を希望日として返信しましょう。

真白 賢
真白 賢

友達が、日付は複数、時間も書いた方がいいって言ってたので、予定が空いている日と時間帯を3つくらい書いたと思います。

***株式会社
採用ご担当者様

面接日程のご連絡をいただきありがとうございます。
〇〇大学〇〇学部の真白 賢です。

面接のお時間を頂けるとのこと、誠にありがとうございます。
面接日時ですが、下記のご都合はいかがでしょうか?

第1候補日 〇月〇日 13時~18時
第2候補日 〇月△日 終日
第3候補日 〇月×日 9時~12時

採用ご担当者様のご都合の良い日時をご指定頂けますと幸いです。
お手数ですが、何とぞよろしくお願いいたします。

署名

茶縞 穏
茶縞 穏

複数書くのはいいことだね。

三毛 和
三毛 和

でも「なお、上記日時でご都合が合わないようでしたら、ご連絡ください。」とか複数候補の中で調整できなかった場合のことも考えた文章を含めた方がより良かったかな。

1ヵ月先の希望日を出すなど、日程が先過ぎても面接までに採用者が決まってしまう場合があります。できる限り2週間以内の日程を提示するようにしましょう。
同じ日で時間に余裕がある場合は、例のように時間の幅を持たせておくのも良い方法です。
在籍期間中の転職活動では、応募先企業の営業時間外しか都合が合わない場合もあると思います。その場合は、「まだ現在の職場に在籍しておりますので、遅くなってしまい/休日になってしまい/大変恐縮ですが・・・」等、営業時間内に合わせられないことへのお詫びの言葉を含めるようにしましょう。
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