メールの書き方 Step2 7つの要素で「型」を作る

ビジネスメールのレシピ ビジネスメールのレシピ
今回のコラムは、~ビジネスメールのレシピ~ メールの書き方 Step2 7つの要素で「型」を作る についてお伝えします。
メールの「型」については、前回のメールの書き方 Step1 メールをつくる「3つ」の手順で触れていましたので、今回詳しくご説明していきます。
あの時作成したメールにはまだまだ問題はあったようで……
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三毛 和
三毛 和

さっきは、冒頭の文章に気を取られて言えていなかったのだけど、このメール宛先とか、挨拶文とか色々足りてないね。これは、誰に対して送るメールだっけ?

真白 賢
真白 賢

え?A社の田中さんですよね?

三毛 和
三毛 和

だったら、A社 田中様 って宛先入れないと。あと、自分もちゃんと名乗って、最後に署名も付けないといけないよ。

真白 賢
真白 賢

そうなんですか?名刺交換したので、私のことはご存知だと思うのですが。

 

三毛 和
三毛 和

ビジネスメールは、形式というか型があって、書かないといけない項目がいくつかあるの。調べた例文には挨拶文とか乗ってなかった?

真白 賢
真白 賢

すみません。要らないと思って消しちゃいました。

三毛 和
三毛 和

……..

 

………………
……………
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ビジネスメールには「型」がある

最近はチャットツールを使用することも多いので、メッセージの都度自分の名前を名乗るなんてことは基本しませんし、友人同士のメールでも宛名(〇〇さん 等)を書くことはしないと思います。でも、ビジネスメールは「手紙」と同じような扱いなので、宛名や署名などが必要とされているのです。
手紙類(=Mail)だから手紙と同じく「型」があると覚えておいてください。

ビジネスメールの「型」に必要な7つの要素

ビジネスメールを書くときには、下の7つの要素が必要です。

  1. 件名
  2. 宛名
  3. 冒頭のあいさつ
  4. 名乗り
  5. 本文
  6. 結びのあいさつ
  7. 署名
この7つの要素を入れて作成しましょう。

件名

件名は、本文の内容つまりメールの要件を簡潔に記載しましょう。

今回の本文は下記4点でした。

お問合せ頂いたお礼
お問合せ頂いた資料をお送りする
打ち合わせの相談
打ち合わせには課長が出席する

この中から最も伝えたい内容を選んで件名にします。

今回は下記いずれかが良いでしょう。

(NYA事務所)お問合せ頂きました資料をお送りします
資料送付のご案内とお打ち合わせにつきまして(NYA事務所)

なお、件名を見るだけでどの会社から届いたのか気づいてほしい場合は、例のように件名の前または後ろに( )書きで社名を入れると良いでしょう。

 

もし件名が空白のままだと、ソフトの設定によっては迷惑メールに分類されてしまいます。送ったことに気が付いてもらえるように、件名を忘れないようにしましょう。

宛名

今回の宛先は、A社の田中さんです。相手の会社の正式名称や部署、役職が間違っていると失礼にあたるので、いただいた名刺を確認して正しく入力しましょう。

A株式会社
資材部
主任 田中 ** 様
(Cc:弊社 ●×)
宛名の書き方、Cc等については別途取り上げます。

冒頭のあいさつ

名乗り

この二つは一つの段落でまとめることが多いですので、まとめて記入します。

お世話になっております。
株式会社NYA事務所の真白でございます。

本文

以前作成しているので、そのまま使用します。
お問合せいただきありがとうございます。 お問合せ頂きました商品の資料をお送りしますので、ご査収の程、宜しくお願い致します。 また、お送りしました資料をもとに、来週お打ち合わせをさせて頂きたいのですがご都合はいかがでしょうか。 なお、お打ち合わせには課長の〇〇も参加させて頂きますので宜しくお願い致します。

結びのあいさつ

冒頭のあいさつで使った言葉と、結びのあいさつの言葉のバランスを取ります。
今回は、「お世話になっております」ですので、「よろしくお願いします」としておきます。

以上となります。
引き続きよろしくお願いします。
「平素は格別のご高配を~」など、フォーマルな文章で始める場合など、より丁寧な場合には、「今後ともご愛顧を賜りますようお願い申し上げます」などを使用しましょう。挨拶については別途取り上げます。

署名

署名の書き方にルールはありませんが、会社で形式決まりがない場合、最低限の項目として下の5つは記載しておきましょう。

  • 会社名
  • 所属又は担当
  • 自分の名前
  • 連絡先(電話、メール)
  • 住所
********************
株式会社NYA事務所
総務部 真白 賢
〒000-0000
住所
電話         FAX
Mail: k.mashiro@nya.~~
********************

 

なお、作成した署名はメールソフトに登録しておくと自動的に挿入されるように設定できます。忘れないように設定しておきましょう。

 

組み合わせて配置を考える

まずは、すべてを組み合わせてみましょう。

件名:資料送付のご案内とお打ち合わせにつきまして(NYA事務所)

A株式会社
資材部
主任 田中 ** 様
(Cc:弊社 ●×)
お世話になっております。
株式会社NYA事務所の真白でございます。
この度は、お問合せいただきありがとうございます。お問合せ頂きました商品の資料をお送りしますので、ご査収の程、宜しくお願い致します。 また、お送りしました資料をもとに、来週お打ち合わせをさせて頂きたいのですがご都合はいかがでしょうか。なお、お打ち合わせには課長の三毛も参加させて頂きますので宜しくお願い致します。
以上となります。
引き続きよろしくお願いします。
********************
株式会社NYA事務所
総務部 真白 賢
〒000-0000
住所
電話         FAX
Mail: k.mashiro@nya.~~
********************

メールの内容としては、問題はありません。しかし、このままでは文字が詰まっていて、非常に読みにくい状態です。
読みやすくなるように、改行や段落分けを行いましょう。目安は2点です。
  • 1文はおおよそ30字前後で改行
  • 2~3文ごとに1行開ける

7つの項目で分ける以外でも、「また」や「なお」といった接続詞で区切ると読みやすくなります。

 

これはあくまでも目安です。
読みやすくするために行うものですので、単語の途中で改行したり、段落分けをしすぎないようにしましょう。

完成したメール

区切りをわかりやすくしています。

件名:資料送付のご案内とお打ち合わせにつきまして(NYA事務所)
A株式会社
資材部
主任 田中 ** 様
(Cc:弊社 三毛)
お世話になっております。
株式会社NYA事務所の真白でございます。
この度は、お問合せいただきありがとうございます。
お問合せ頂きました商品の資料をお送りしますので、
ご査収の程、宜しくお願い致します。
また、お送りしました資料をもとに、来週お打ち合わせを
させて頂きたいのですがご都合はいかがでしょうか。
なお、お打ち合わせには課長の三毛も参加させて頂きますので
宜しくお願い致します。
以上となります。
引き続きよろしくお願いします。
********************
株式会社NYA事務所
真白 賢
〒000-0000
住所
電話         FAX
Mail: k.mashiro@nya.~~
********************
ビジネスメールらしく仕上がったのではないでしょうか?
このように、宛名から署名まで順番に書いていきます。

 

なお、メール文章は、ビジネス形式で記載し、顔文字はNGとされています。
メールを書くときは、この型を意識して書くようにしましょう。

まとめ

  • ビジネスメールには手紙と同じように「型」がある。
  • メールを作成するときには、7つの要素を入れる。
    件名、宛先、冒頭のあいさつ、名乗り、本文、結びのあいさつ、署名

 

本文を作成するときの言葉遣いについてはこちら

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