就活メールの書き方:書類の添付を忘れてしまったときは?

ビジネスメール

今回は、就活メールの書き方:書類の添付を忘れてしまったときは? です。

メールで履歴書を送る時、緊張しますよね?
メッセージに誤字や敬語の誤りはないか、宛名は書いたか、署名はあるかなど、チェックしなければならないことがたくさんあります。
そこで”うっかり”履歴書の添付を忘れてしまう、なんてことがよくあります。

そんなとき、どのようにして返信すればいいか、考えてみましょう。

例文

企業の採用担当者から下記のメールが届きました。

●● ●●様

株式会社ABCの採用担当 ■■でございます。
この度は、応募書類につきましてご連絡いただき誠にありがとうございます。

確認させていただきましたところ、履歴書が添付されていないようでございました。
お手数ですが、再度履歴書をお送りいただけますでしょうか。
何卒、よろしくお願いいたします。

————————————–
株式会社ABC
採用担当 ■■

焦りますよね。もうダメかもしれないと思って諦めてしまう人もいるかもしれません。
ですが採用担当者からすれば「よくあること」なのです。だから、「再度履歴書を送ってね」という連絡が来るのです。
つまり、「再度履歴書を送ってね」という連絡が来た会社は、履歴書の添付忘れだけでは選考対象から外れない可能性が高いです。そのため、諦めて何も返信しない方が印象が悪くなり、選考対象から外れてします。
そうならないためにも諦めず、焦らず、きちんと返信しましょう。

基本的な書き方の流れ

基本的なやり方は、メールの書き方 Step1 メールを作る「3つ」の手順と同じです。

  1. 箇条書きで言いたいこと(要点)をメモする
  2. メモを見ながら、言いたいことを普段の言葉で書く
  3. 普段の言葉で書いた文章を敬語になおす

この3つの手順です。今回は謝罪を含むメールのため、誤字があったり、敬語表現を間違ったりすると、選考から外れてしまう可能が出てきてしまいます。手順に沿って、正確なビジネス文書を作成するようにしましょう。

手順1 箇条書きで言いたいこと(要点)をメモする

「履歴書の添付を忘れていたこと」を指摘されていますので、今回は忘れずに添付しなければいけません。焦ってまた添付忘れをしないように、メモにも「添付すること」を書いておくのもひとつです。

今回のメールで伝えなければならない要点をまとめると下のようになります。

  • 履歴書添付(まず添付する。忘れない!
  • 連絡をくれたことのお礼
  • 名乗り
  • ミス(添付忘れ)をしたことの謝罪
  • 応募書類(履歴書)を添付して送ること
  • 書類選考のお願い
  • 署名

手順2 メモを見ながら、言いたいことを普段の言葉で書く

では、普段の言葉で文章を書いてみましょう。いったんわかりやすい言葉にしておくことで、伝えるべき内容を明確にすることができます。

連絡ありがとう。私、●●。この前履歴書の添付忘れてた?ごめんね。改めて添付して送るので受け取ってね。ほんとごめんね。書類選考よろしくね。

手順3 普段の言葉で書いた文章を敬語になおして完成

最後にこの文章を敬語に直します。

今回は添付忘れ=自分のミスが原因であるため、誠に申し訳ございません」や「大変失礼いたしました」等、謝罪の言葉を入れるようにします。
なお、謝罪文を含む文章は硬い印象になりやすいため、書き方が悪いと「文章としては謝ってはいる気がするけど、何か怒ってる?」と思われてしまうことがあります。そうならないように「お手数ですが」などクッション言葉と言われる、文章を和らげる言葉も使用するようにしましょう。

株式会社ABC
採用担当 ■■様

ご連絡いただきありがとうございます。
●● ●●と申します。

この度は、履歴書の添付を忘れており、大変失礼いたしました。
改めて添付し、お送りいたしますのでご査収の程、よろしくお願いいたします。

お手数をおかけし誠に申し訳ございませんが、書類選考よろしくお願いいたします。

●● ●●(署名)

メール本文に「添付」という言葉を使うことにより、添付されているかどうかをチェックし、添付ファイルがなければ通知してくれるメールソフトもあります。
「添付忘れ」というミスを起こさないように、自身でチェックするのはもちろん、便利な機能があれば積極的に使うようにしましょう。
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