今回は、～ビジネスメールのポイント～ １：コストも意識する です。
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課長、田中さんから先ほどお電話いただきました。今出先なので、会社に戻ってから資料を確認してくれるそうです。あと、打ち合わせ、来週は無理みたいです。どうしましょうか？
じゃあ、再来週以降で再調整をお願いしようか。田中さん、お忙しそうだしメールで予定を聞いてもらえる？
わかりました。
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……できました。確認をお願いします。
うんうん。「再来週以降のご都合はいかがでしょうか」か。もし、真白くんがこのメールもらったらどうする？
三毛課長にいつがいいか聞きます。
もし私がこの日ならOKって言ったら、「この日にしてね」って真白くんがメール返すよね。でもその日は都合が悪いって返信がきたらどうする？
三毛課長に他の日の都合を聞きます。
じゃぁ、またこの日ならOKって言ったとして、その日の都合も悪いって連絡が来たらどうする？
また三毛課長に・・・
聞いて、メールをやりとりすることになるね。大変じゃない？
そうですね。このままだといつまで経っても、打ち合わせ日程決まらないかも・・・
さすがに何通かやりとりすれば決まるけど、ちょっと時間の無駄だよね？じゃあ、どうすれば早く決まると思う？
うーん。こっちの予定を書くとか？
今回の場合は、田中さんを私たち２人で訪問するから田中さんの予定を優先した方がよくないかな？
そっか、そうですよね。だったら、田中さんに都合のいい日をいくつか教えてもらって、その中からこちらの都合のいい日を選ぶとか・・・
そう。大正解。打ち合わせの日程を決めるときには、いくつか都合のいい日を聞いておくとスムーズに決まることが多いの。できれば３つくらい候補日を聞いておくといいよ。
わかりました。修正します。
日程調整メールのポイント
あいまいなメールや期日が不明瞭なメールだと、お互いの認識にズレが生じてしまい、メールのやりとりにも時間がかかってしまいます。
日程調整メールのポイントは２点、今後のやりとりの回数（コスト）も意識してメールを書くことと、認識がズレないよう日付を書くことです。
やりとりの回数（コスト）を意識する
タイム・イズ・マネー（時は金なり）
この言葉、聞いたことはありませんか？
やりとりの時間（タイム）はお金（コスト）です。
ビジネスではお金を無駄にしないように、やりとりの「時間」も意識する必要があります。
打ち合わせの候補日を１つずつ出す場合、一度のやりとりで決まれば問題ありませんが、決まらなければ、お互いの予定が合うまで繰り返しやりとりをしなければなりません。
「その日はちょっと・・・」
「ではBは？」
「Bも難しそうです」
「ならCなら？」
「Cは会議室が埋まってまして・・・」
「Dならどうでしょうか？」（いつ決まるんだろう…？）
「……」（いつまでこのやりとりをするんだろう…？）
こんな風に1日ずつ確認していると、何通もメールを作成しなければいけないので、予定が合わないと非常に時間がかかります。電話であればその場で調整ができるかもしれませんが、メールの場合は相手にすぐに確認して返事をもらえるとは限りません。
打ち合わせや外出が多く、あまりメールを確認できない方もいるでしょうし、仕事の効率化のために、１日１回決まった時間にしかメールチェックをしないという方もいます。
今後のやりとりを意識せずに何通もメールのやりとりを行うことは、相手の時間を奪うことにもなりますし、自分の時間も無駄にしていることになります。
やりとりの時間＝「コスト」です。
無駄なコストをかけないためにも、送る側も受け取る側もスムーズに仕事を進められるように、今後のやりとりを意識した文章を送るようにしましょう。
認識がズレないように日付を書く
認識のズレが起こる原因の１つは、メールによって発生するタイムラグです。このタイムラグは、電話や対面で話をしている時には発生しません。メールでタイムラグが発生するのは、受信したメールを読むタイミングが人によって異なるためです。
例えば、会社によって営業日が異なっていたり、業務によって外出していたり、その時々によって自分の状況も、相手の状況も変わります。
年末年始やGW、お盆休み等の長期休暇によっても営業日が変更になることもありますし、有給休暇を取得している場合もあるでしょう。
自分がいつも通り出勤しているからと言って、相手も同じように出勤しているとは限らない、つまり、同じ日にメールを読んでもらえるとは限らないのです。
そのため、打ち合わせの日程調整をするときには、「来週」といった大まかな期間ではなく、具体的に●月●日以降など、日付を書く方が日程がズレずに済みます。
また、打ち合わせ日程を教えてもらうときは、複数（できれば３つくらい）の日時を聞くようにしましょう。予定を合わせる側も複数日程から選ぶことで日時調整がしやすくなります。
「Aなら＊時以降、BとCなら終日大丈夫です」
「ではBの＊時からでお願いします」
このように、予定を聞かれた側は打ち合わせに都合の良い候補日程を複数出し、聞いた側は、複数出された候補日程から選ぶだけで確定します。二度三度とやりとりを行う可能性を考えれば、手間＝コストは少なくて済みます。
まとめ
メールは急ぎの用件には向きません。何度も書きますが、同じ日に読んでもらえるとは限らないからです。
そのため、メールで日程調整をする際は、日程に余裕をもつようにしましょう。
また、メールを書く際は、下記２点に気を付けて書くようにしましょう。
- 今後のやりとりを意識する
- 日付を明記する
メールでのやりとりも業務の一環です。書き方により手間が減り、コストが下がる＝業務効率が良くなりますので、効率よく業務をこなせるよう、文章を工夫しましょう。
なお、ビジネスではコスト意識も大変重要ですが、ビジネスをスムーズに進めるためには、相手との関係性を良くしたり、保ったりするための気遣いも必要です。その気遣いを表す「クッション言葉」がこのメールには足りないようです。次回は、この「クッション言葉」についてご説明します。
指摘された部分を修正したものがこちら。
件名 お打ち合わせ日時のご相談（NYA事務所）
A株式会社
田中 様
（Cc:弊社 三毛）
お世話になっております。
NYA事務所の真白です。
先ほどはお電話いただきありがとうございました。
三毛に確認いたしましたところ、再来週以降でお打ち合わせ日程の
再調整をお願いしたいとのことでした。
つきましては、再来週以降で田中様のご都合の良い日を３つほど
ご教示いただけませんでしょうか。
以上、よろしくお願いいたします。
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株式会社NYA事務所
真白 賢
〒000-0000
住所
電話 FAX
Mail: ｋ.mashiro@nya.~~
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