ビジネスメール実践編は、実際に起こりうるミスを例に、具体的なメールの書き方をご説明していきます。
今回は、「謝罪メールの書き方１」として、金額を間違え伝えてしまい、見積書の金額との違いを指摘された時の謝罪メールについて順番に見ていきましょう。
下記のメールが届きました。
株式会社あいうえおの●●でございます。この度は、お見積書をお送りいただきありがとうございました。確認させていただきましたところ、
先日お電話でお伺いした金額と異なるようでございます。
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先日お電話での金額 単価10,000円
お見積書の金額 単価15,000円
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恐れ入りますが、ご確認いただきましてご連絡いただけますでしょうか。
何卒、よろしくお願いいたします。
謝罪メールを書く時のポイント
謝罪メールを書く時のポイントは５つあります。
- 必ず謝罪の言葉を入れる
- ミスの内容を明記し、ミスの原因を伝える
- 分かりやすく、伝わりやすい文章を意識する
- クッション言葉も使用する
- 誤字や誤った表現をしないこと
必ず謝罪の言葉を入れる
自分のミスが原因ですので、必ず「誠に申し訳ございませんでした」や「大変失礼いたしました」等の謝罪の言葉を文章に含めるようにしましょう。
ミスの内容を明記し、ミスの原因を伝える
何が（どこが）ミスなのか、何を間違えたのかをはっきりさせる必要がありますので、ミスの内容が分かるように文章を作成しましょう。
また、何故ミスをしたのか「ミスの原因」も合わせて伝える必要があります。
なお、ミスの原因を伝えるためには、ミスの原因を理解しておく必要がありますので、しっかり確認しておきましょう。
分かりやすく、伝わりやすい文章を意識する
謝罪メールの文章が複雑になると、謝罪の意図が伝わりにくくなります。そのため謝罪メールを作成する時には、「分かりやすさ」、「伝わりやさ」も意識するようにしましょう。
クッション言葉を使用する
クッション言葉とは、文章を和らげるために使用される言葉です。
謝罪メールの文章は硬くなりがちですので、相手を気遣う意味と申し訳ないという気持ちも込めて、「恐れ入りますが」や「お手数おかけしますが」等の言葉を使用するようにしましょう。
誤字や誤った表現を使用しないこと
謝罪メールに誤字や誤った表現があると、余計に相手を不快にさせてしまいますし、謝罪することが増えてしまいます。そのため、通常書くメールよりもしっかり見直し、誤字や誤った表現のないメール文を作成しましょう。
メールを書く準備をする
文字入力ソフトを使用して文章をまとめる
メール本文を作成する前に、メモ帳やワードパッド等文字入力ができるソフトウェアを使用し、内容をまとめていきます。
手書きでまとめても構いませんが、時間がかかってしまいますし、入力時の誤字チェックを再度することになるため、あまりお勧めはできません。
また、メールソフトの返信機能を使用して直接文章の作成を始めると、すでに相手のメールアドレスが入力されているため、誤って途中で送信してしまうこともあり得ます。途中で送信をすると、その事も謝罪しなければならなくなるため、返信機能を使用して直接文章を作成するやり方は避けた方が良いです。
ミスの原因を確認する
今回のミスは、「先方にお電話でお伝えした価格と、見積書の価格が異なっている」ことです。
なぜこのようなミスをしてしまったかを確認し、簡単にまとめておきましょう。
電話では「型番ABC-or」の金額を聞かれたが、誤って「型番ADC-or」の金額「単価10,000円」と答えてしまった。
見積書は「型番ABC-or 」の正しい金額である「単価15,000円」を記載した。
メールに書く内容（要点）をまとめる
上記を踏まえ、伝えなければならない要点をまとめると下のようになります。
- ミス（金額が異なること）をしたことの謝罪
- 金額を間違えた原因（電話で伝える金額を誤ったこと）
- 次からは気を付けること（謝罪）
- その他質問等があれば連絡がほしいこと
メール文を作成する
基本的な書き方の流れ
基本的なやり方は、メールの書き方：Step1 メールを作る「３つ」の手順と同じです。
- 箇条書きで言いたいこと（要点）をメモする
- メモを見ながら、言いたいことを普段の言葉で書く
- 普段の言葉で書いた文章を敬語になおす
この3つの手順です。頭で考えたことをそのままビジネス文書にしてしまうと、伝える内容がはっきりしなかったり、敬語表現を間違いやすくなってしまったりします。
ビジネス文書に慣れるまでは、この手順に沿って作成しましょう。
メール文を作成する。
メールに書く内容を含めながら文章を作成します。（PC向けに改行しています。）
