ビジネスメール実践編は、実際に起こりうるミスを例に、具体的なメールの書き方をご説明していきます。
今回は、「謝罪メールの書き方２」として、見積書の金額間違いを先方に指摘された時の謝罪メールについて２つ例を見ていきましょう。
下記のメールが届きました。
株式会社あいうえおの●●でございます。
この度は、お見積書をお送りいただきありがとうございました。確認させていただきましたところ、
先日お電話でお伺いした金額と異なるようでございます。
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先日お電話での金額 単価10,000円
お見積書の金額 単価15,000円
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恐れ入りますが、ご確認いただきましてご連絡いただけますでしょうか。
何卒、よろしくお願いいたします。
謝罪メールを書く時のポイント
謝罪メールを書く時のポイントは５つあります。
- 必ず謝罪の言葉を入れる
- ミスの内容を明記し、ミスの原因を伝える
- 分かりやすく、伝わりやすい文章を意識する
- クッション言葉も使用する
- 誤字や誤った表現をしないこと
そうなると、問題が解決しないだけでなく、「誤解を与えるような表現を使用したこと」についても謝罪する必要が出てくる場合もありますので、文章の書き方や表現にも注意しましょう。
詳細は、ビジネスメール実践編：謝罪メールの書き方１（金額を誤って伝えてしまった）を参照してください。
メール文を作成するための準備
基本的な書き方の流れ
基本的な書き方は、メールの書き方：Step1 メールを作る「３つ」の手順と同じです。
- 箇条書きで言いたいこと（要点）をメモする
- メモを見ながら、言いたいことを普段の言葉で書く
- 普段の言葉で書いた文章を敬語になおす
この3つの手順です。初めのころは頭で考えたことをそのままビジネス文書にしようとしても、伝える内容がはっきりしない文章になったり、敬語表現を間違いやすくなってしまったりします。
ビジネス文書に慣れるまでは、この手順に沿って作成しましょう。
要点をまとめる
今回伝えなければならない要点をまとめると下のようになります。
- ミス（金額が異なること）をしたことの謝罪
- 金額を間違えた原因
- 次からは気を付けること（謝罪）
- その他質問等があれば連絡がほしいこと
同じミスを繰り返さないように、どうすればミスを防ぐための対応策も合わせて考えておきましょう。
ミスの内容に合わせた文章を作成する
謝罪文を作成するときは、謝罪と合わせてミスの原因についても触れる必要があります。
そのため、何故ミスをしたのかをしっかり確認し、ミスの内容に合わせた文章を作成しましょう。
ミスの原因：見積書の記載ミス
ミスの詳細
電話では「型番ADC-or」の金額を聞かれ「単価10,000円」と答えたが、見積書作成時に誤って「型番ABC-or 」の金額「単価15,000円」を記載してしまった。
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※PC向けに改行しています。
ミスの原因：先方への確認不足（思い込み）
ミスの詳細
電話で「型番ABC-or 」と「型番ADC-or」の金額を聞かれ、「型番ABC-or 」は「単価15,000円」、「型番ADC-or」は「単価10,000円」と答えたところ、「単価10,000円」の「型番ABC-or 」の見積書発行を依頼された。
型番と金額が異なったが、先方は「型番ABC-or 」の見積書が欲しいのだと思い込み、先方に確認することなく、「単価15,000円」の「型番ABC-or 」の見積書を作成した。
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※PC向けに改行しています。
