就活中にメールを書くことは多いと思います。
そこで今回は、就活メールを書く時の注意点についてお話していきたいと思います。
就活メールにお困りの方は、ぜひリンク先の記事も読んでみてください。
メールの基本と５つの注意点
Mail（メール）は本来、郵便物という意味です。郵便物を手紙としましょう。手紙を送るには、宛先（住所）や宛名、差出人（署名）等を書く必要がありますよね？
だから、電子メールでも宛先（メールアドレス）や宛名、差出人（メール設定時の氏名＆署名）が必要になるのです。
ですが、手紙と異なる部分もあります。それは「件名」が必要になることです。
メールはビジネスツールのひとつです。そして、ビジネスでは、コスト意識が求められます。だからこそ、「どのような要件でメールを送ったのか」がすぐに分かるよう、件名を記載する必要が出てくるのです。
それでは、メールに必要な項目（注意点）を順番に５つ見ていきましょう。
注意点１：差出人の名前
フリーアドレスを就活で使用する場合、氏名の設定を確認しましょう。
設定している氏名が、「差出人」として採用担当者に通知されます。
実際、何通も応募者の方のメールを読みましたが、差出人が「料理名」や「お店の名前（＊＊屋さん）」等、明らかに人の名前ではない方がいらっしゃいます。
『そのくらい問題ないのでは？』と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、例えば１名の採用枠に対し、同じような経歴を持っている人が複数人いた場合、氏名の設定が「振るい落としの原因」になる可能性もあるのです。
そうならないためにも、しっかり確認しておきましょう。
フリーのメールアドレスを作るとき、本名入れて作らないことも多いものね・・・分かるんだけど・・・
差出人が「お店の名前」だったら、営業メールだと思ってスルーしそうになるのよ。
注意点２：件名
件名は、メールの内容を表すものにしましょう。
就活メールの場合、応募書類や採用担当者への質問がほとんどかと思いますので、「履歴書送付について（氏名）」や「面接日時について」等、メール本文の要点を簡潔に記載すると伝わりやすくなります。
応募者の中には件名を空白のまま送ってこられる方がいらっしゃいますが、件名が空白のままだと、ソフトの設定によっては迷惑メールに分類されてしまうことがあります。
運よく受信メールBOXに届いたとしても、もし、件名が空白で差出人がお店の名前だったとしたら・・・？
間違いメールや不審なメールだと思ってスルーしてしまう、なんてことにもなりかねません。
送ったことに気が付いてもらえるように、件名を忘れないことが大切です。
会社に勤めると毎日多くのメールが届くので、件名が書かれていないと、見落としてしまうことがあるんです。
だからその経験を踏まえ応募の際は、採用担当者さんに応募書類を送ったことを気づいてもらえるようにに書いていました。
件名に氏名を書いておくのもポイントだと思います。
件名：応募書類をお送りします（錆柄 臆）
注意点３：宛名
宛名は、「あなたに送りましたよ」ということを伝えるものです。そのため、忘れずに書くようにしましょう。
宛名は、会社名、部署、役職、氏名、敬称の順番に書きます。
ですが、応募段階では、採用担当者の部署や役職、氏名が分からない場合も多くあります。
その際は、「会社名 採用ご担当者様」や「会社名 採用担当者様」等、採用担当者宛に送っていることが分かるように書きましょう。
なお、まれに敬称を忘れる方がいらっしゃいます。注意しましょう。
採用担当者の部署、役職、氏名が分かっている場合
基本はこの書き方です。もし、僕宛なら・・・
部署が分かっている場合
株式会社NYA事務所
総務部
真白 賢 様
部署や役職は分からないけど、名前は分かる場合
株式会社NYA事務所
採用担当 真白 様
役職が分かっている場合は、名前の前に書きます。
部署、役職が分かっている場合
株式会社NYA事務所
総務部
課長 三毛 和 様
役職が長い場合は改行してもOKだよ。
役職を兼任している場合
株式会社NYA事務所
総務部長兼経営企画室室長
茶縞 穏 様
採用担当者の部署、役職、氏名が分からない場合
就職活動をしていると、採用担当者さんのお名前が分からないことも結構ありました。NYA事務所さんも「採用担当」としか書かれていなかったので、このように書いていました。
採用担当者の氏名が分からない場合
株式会社NYA事務所
採用ご担当者様
採用も営業も、必ず「人」がいるからな。
＊＊＊御中は、避けた方がいいぞ。
注意点４：本文
本文はビジネス形式で記載します。
また、「送ったのがあなたである」ことを伝えるために、必ず名乗るようにしましょう。
応募サイトでエントリーをしてからメールを送る場合は、「＊＊（応募サイト名）から応募いたしました〇〇（氏名）と申します。」や「＊＊（応募サイト名）で貴社求人にエントリーいたしました、〇〇（氏名）でございます。」など、応募サイト名を記載すると、エントリー情報と結び付けやすくなるため、採用担当者の記憶にも残りやすくなります。
しかし、本文の言葉遣いに誤りがあると振るい落とされる原因になってしまいます。
就活メールはビジネス文書ですので、言葉遣いにも注意しましょう。
僕、敬語が苦手なので、大学の先生に見てもらいました。
その時のメールはこんな感じです。
***
株式会社ＮＹＡ事務所
採用ご担当者様
件名：応募書類の送付につきまして（真白 賢）
はじめまして。
＊＊サイトからエントリーさせていただきました、
〇〇大学〇〇学科の真白 賢と申します。
履歴書と卒業見込み証明書を本日郵送でお送りしましたので、
お手元に届きましたら書類選考をお願いいたします。
是非一度面接の機会を賜れますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
=====================
〒***-****
大阪府＊＊市＊＊＊＊
〇〇大学〇〇学科
真白 賢
TEL:0*0-****-****
注意点５：署名
署名は、名乗りと同様「送ったのがあなたである」ことを知らせるためのものです。
Mailも手紙です。手紙だと、最後に署名（記名）しますよね？それと同じなのです。
なお、電子メールにおけるメールアドレスは住所の替わりですが、当然のことながらメールアドレスから実際の住所や電話番号は分かりません。名前も確実に分かるとは言えません。
もし、署名がなく、メールの差出人も自分の名前ではなく、件名にも名前を書いていなかった場合、採用担当者は、誰に対して返信すればよいのでしょうか？
「問合せを受けているけど、もしかして、これはイタズラメールでは？」と採用担当者も思ってしまうかもしれません。そうなると、問合せに対する回答は返ってきません。
そのようなことを防ぐためにも、就職活動をスムーズに進めるためにも、署名はしっかり書くようにしましょう。
署名に書くこと
転職活動中に使用していた署名はこれです。
僕の名前は読んでもらいにくいので、ふりがなも書いていました。
学生さんは、学校名を書いておくといいと思います。
――――――――――――――――――――
錆柄 臆（さびがら おく）
〒***-****
大阪府＊＊市＊＊＊＊
携帯電話番号：0*0-****-****
メールアドレス：*******@*****.com
――――――――――――――――――――